Das Übergabeprotokoll – Sicherheit für Mieter und Vermieter

War der Kratzer in der Tür schon beim Einzug da oder hat der Mieter den Schaden verursacht? Damit es bei der Wohnungsübergabe weder zu Konflikten noch bösen Überraschungen im Zuge von Rechtsstreitigkeiten über Kostenforderungen kommt, sollten Mieter und Vermieter beim Ein- und Auszug ein Wohnungsübergabeprotokoll anfertigen. Erfahren Sie hier, welche Rolle das Dokument spielt und was unbedingt im Übergabeprotokoll stehen sollte.

Wozu dient ein Übergabeprotokoll?

Ein Übergabeprotokoll (auch Abnahmeprotokoll genannt) dokumentiert den Zustand einer Immobilie zum Zeitpunkt der Übergabe an einen neuen Eigentümer, Vermieter oder Mieter. Darin wird festgehalten, in welchen Zustand die Immobilie beim Einzug und Auszug war und welche Schäden bereits vorlagen und welche nicht. Somit stellt das Übergabeprotokoll eine umfangreiche Bestandsaufnahme der jeweiligen Wohnung bzw. des Hauses dar.

Obwohl es keine gesetzliche Pflicht für ein Übergabeprotokoll gibt, ist es bei jedem Ein- oder Auszug zu empfehlen, da sich beide Seiten durch das Protokoll viel Ärger und spätere Streitigkeiten um den Zustand der Wohnung ersparen können. Das Wohnungsübergabeprotokoll zählt als Urkunde und hat somit im Streitfall auch vor Gericht Beweiskraft.

Sowohl Mieter als auch Vermieter müssen bei der Wohnungsübergabe gut aufpassen. Einerseits steht der Mieter hinterher als Schuldiger da, wenn er eine beschädigte Wohnung übernimmt ohne dies zu dokumentieren. Andererseits kann der Vermieter im Nachhinein einen neuen Schaden kaum beweisen, wenn der Zustand der Wohnung nicht schon beim Einzug des Mieters protokolliert wurde. Somit bietet das Übergabeprotokoll für beide Parteien Sicherheit und Schutz vor Haftung gegenüber späteren Nachforderungen für Reparaturen. Zudem spielt das Übergabeprotokoll auch für beide Parteien eine wichtige Rolle, wenn es um die spätere Auszahlung der Mietkaution geht.

Im Übergabeprotokoll wird im Übrigen auch festgehalten, wenn eine Immobilie frei von Mängeln ist. Dadurch sichern sich vor allem die Vermieter gegen Schadensersatzansprüche ab, wodurch sie nicht im Nachhinein für Schäden belangt werden können, die der Mieter nach seinem Einzug verursacht hat.

Übergabeprotokoll beim Immobilienverkauf?

Während das Übergabeprotokoll bei der Vermietung quasi ein Muss darstellt, gestaltet sich die Mängeldokumentation beim Immobilienverkauf deutlich schwieriger. Denn bei Gebrauchtimmobilien gilt meist der Grundsatz „gekauft wie gesehen“, was bedeutet, dass eine Haftung wegen Sachmängeln durch den Kaufvertrag für ein Haus oder eine Wohnung ausgeschlossen ist. Eine Ausnahme sind hierbei nur arglistig bzw. bewusst verschwiegene Mängel, in welchem Fall der Käufer im Zuge der Mängelhaftung im Nachhinein Ansprüche geltend machen kann. Um beim Immobilienverkauf einen späteren Rechtsstreit zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Immobilie vor dem Verkauf von Experten beurteilen zu lassen, wie beispielsweise einem Immobilienmakler bzw. einem Immobiliengutachter beurteilen zu lassen.

Was gehört ins Übergabeprotokoll?

Da das Wohnungsübergabeprotokoll nicht verpflichtend ist, gibt es grundsätzlich auch keine rechtlichen Vorgaben, was das Übergabeprotokoll beinhalten soll. Folgende Inhalte sollten jedoch bestenfalls im Abnahmeprotokoll enthalten sein:

  • Name und Adresse des Mieters und Vermieters sowie gegebenenfalls von Zeugen

  • Anschrift der Wohnung

  • Datum der Übergabe, des Einzugs beziehungsweise des Auszugs und der letzten Renovierung

  • Auflistung der einzelnen Räume und Anlage

  • Zählerstände von Gas, Wasser und Strom

  • Inhalt des Heizöltanks (falls vorhanden)

  • Schlüsselübergabe: Art und Anzahl der übergebenen Schlüssel, zum Beispiel Haustür- und Wohnungsschlüssel, sowie Briefkasten- und Kellerschlüssel

  • Alle vorhandenen Mängel und Schäden (gesprungene Fliesen, Kratzer im Parkett, abgeplatzter Lack an der Tür, fehlende Sockelleisten etc.)

  • Gegebenenfalls Aufnahme von Inventar

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Wohnungsübergabeprotokoll Muster

Sind Räume in einwandfreiem Zustand und werden besenrein übergeben, sollte auch das erwähnt werden. Darüber hinaus gehören auch Absprachen über noch anstehende Reparaturen ins Protokoll. Handelt es sich nicht um eine Wohnung, sondern ein Haus, das vermietet wird, muss das Übergabeprotokoll unter Umständen um einige Punkte ergänzt werden. Wenn beispielsweise ein Garten mit Gartenhäuschen mitvermietet wird, sollte auch dessen Zustand im Übergabeprotokoll für das Haus mit Garten festgehalten werden.

Alle Räume sollten im Übergabeprotokoll einzeln benannt und vorhandene Mängel so genau wie möglich beschrieben werden. Denn je genauer die Beschreibungen sind, desto mehr Beweiskraft hat das Abnahmeprotokoll. Für den Fall, dass sich Mieter und Vermieter bei der Besichtigung wegen eines Schadens nicht einig sind, sollten sie ihn trotzdem mit den unterschiedlichen Meinungen ins Übergabeprotokoll eintragen.

Tipps für die Erstellung des Übergabeprotokolls

Wichtig ist, dass beide Parteien nach der Wohnungsübergabe eine Abschrift des Wohnungsübergabeprotokolls bekommen, damit es im Nachhinein keine Probleme gibt und das Protokoll nicht nachträglich geändert und dies auch nicht behauptet werden kann. Natürlich müssen auch beide Parteien das Abnahmeprotokoll der Wohnung unterschreiben.

Zusätzlich zu den Angaben im Protokoll sollten etwaige Schäden stets auch mit Fotos dokumentiert und dem Übergabeprotokoll beigefügt werden. Fotos können für eine eindeutigere Beweislage sorgen.

Was ist bei der Wohnungsübergabe noch zu beachten?

Bei verdeckten Mängeln, wie einer defekten Telefondose, die nicht auf den ersten Blick erkennbar sind und ggf. bei der Wohnungsübergabe übersehen werden, sollte schnell gehandelt werden.

Wenn beispielsweise ein Mieter den Mangel erst nach der Wohnungsübergabe entdeckt, sollte er seinen Vermieter sofort darüber informieren – am besten schriftlich. Dann können die Parteien den Schaden in das Üergabeprotokoll der Wohnung aufnehmen. Sollte der Vermieter nach dem Auszug des Mieters verborgene Schäden entdecken, sollte der Vermieter dies dem ehemaligen Mieter unverzüglich anzeigen. Die Parteien sollten den Schaden dann nachträglich in das Übergabeprotokoll der Wohnung einfügen. Für den Fall, dass der ehemalige Mieter den Schaden nachweisbar arglistig verschwiegen hat, kann der Vermieter das Übergabeprotokoll für die Wohnung anfechten.

In Bezug auf Schadensersatzansprüche müssen Vermieter rasch handeln und den ehemaligen Mieter zügig zur Nachbesserung auffordern, da die Ersatzansprüche ab Rückgabe der Wohnung in der Regel nach sechs Monaten verjähren (§ 548 BGB).

Übergabeprotokoll und Mietkaution

Die Mietkaution dient dem Vermieter als Sicherheit, mit der er nach Ende des Mietverhältnisses Ansprüche anrechnen darf, die ihm vom Mieter noch zustehen. Dies kann beispielsweise wegen Schäden, unterlassener Schönheitsreparaturen oder Mietrückständen sein. Der Vermieter muss seine Ansprüche für den Mieter nachvollziehbar aufstellen und mit belastbaren Gründen und Kosten belegen.

Da sich mit dem Übergabeprotokoll für eine Wohnung klar für den Vermieter feststellen lässt, wer welche Schäden verursacht hat, ist das Abnahmeprotokoll für die Rückzahlung der Mietkaution von entscheidender Bedeutung. Nach der Gegenzeichnung kann der Mieter sich nicht mehr darauf berufen, dass ihm ein bestehender Mangel nicht bekannt war. Andererseits kann das Wohnungsübergabeprotokoll den Mieter auch schützen, da in ihm auch festgehalten wird, wenn keine Mängel vorhanden sind, wodurch der Vermieter dann keinen Grund zur Beanstandung hat.