Betriebskostenabrechnung prüfen: Was Mieter beachten müssen

Letztes Update: 16.09.2020

Zum Jahresbeginn kommt meist die Betriebskostenabrechnung (BK Abrechnung) und bringt für so manchen Mieter böse Überraschungen mit sich. Dies liegt manchmal nicht nur an einem hohen Verbrauch. Manche Vermieter versuchen unrechtmäßigerweise, durch die Abrechnung zusätzlich anfallende Nebenkosten auf den Mieter umzulegen. Nach Aussage des Deutschen Mieterbundes ist jede zweite Betriebskostenabrechnung fehlerhaft. Wann bekomme ich als Mieter die Betriebskostenabrechnung? Was kann ich tun, wenn die Abrechnung zu hoch ist? Erfahren Sie mehr darüber in diesem Artikel.

Betriebskostenabrechnung: Mieter überprüft die Abrechnung

Die wichtigsten Infos vorab:

  • Rechtliche Unterscheidung: Alle Betriebskosten sind gleichzeitig Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind gleichzeitig Betriebskosten
  • Die Betriebskostenabrechnung bekommen Mieter einmal jährlich, abhängig vom jeweiligen Beginn ihres Mietvertrages
  • Vermieter müssen die Betriebskosten eines Jahres innerhalb der darauffolgenden zwölf Monate abrechnen
  • Mieter eines Wohnhauses mit Gewerbebetrieb sollten auf einen angemessenen Verteilerschlüssel achten


1. Wie setzt sich die Betriebskostenabrechnung zusammen?

In der Regel zahlen Mieter, neben der festgelegten monatlichen Kaltmiete, eine realistisch kalkulierte Vorauszahlung für alle anfallenden Betriebskosten. Die Warmmiete setzt sich dann aus der Kaltmiete und der Betriebskostenvorauszahlung zusammen. Bestenfalls sind im Mietvertrag die Betriebskosten und der Verteilerschlüssel schon ausgewiesen. Der Verteilerschlüssel bestimmt, wie die Betriebskosten des Hauses auf die einzelnen Mieteinheiten umgelegt werden. Am Ende eines Abrechnungsjahres werden die Betriebskosten mit den monatlichen Vorauszahlungen des Mieters verrechnet.

Matthias Klauser, Chief Revenue Officer von McMakler, rät Mietern:

"Wer als Mieter eine zu hohe Summe vorauszahlt, bekommt die Differenz zurückerstattet. Umgekehrt darf der Vermieter eine Nachzahlung fordern, wenn die Vorauszahlungen des Mieters die angefallenen Kosten nicht decken. Grundsätzlich gilt: Bevor Mieter einer Betriebskostennachzahlung nachkommen, sollten sie die Abrechnung genau prüfen".

1.1 Was sind Betriebskosten?

In § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist festgehalten, was Betriebskosten sind. Diese werden definiert als Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder den „bestimmungsmäßigen Gebrauch“ des Gebäudes sowie der Nebengebäude, Anlagen und des Grundstücks laufend entstehen. Dabei handelt es sich also um wiederkehrende und regelmäßige Kosten.

Einmalig oder in nicht voraussehbaren zeitlichen Abständen entstehende Kosten (z. B. einmalige Sperrmüllabfuhr) fallen nicht unter den Begriff der Betriebskosten. Man unterscheidet zwischen sogenannten kalten und warmen Betriebskosten. Unter den kalten Betriebskosten versteht man alle Betriebskosten ohne die Kosten für Heizung und Warmwasserbereitung. Das sind zum Beispiel Müllentsorgungs- oder Reinigungskosten. Zählt man diese Kosten dazu, spricht man von dem warmen Betriebskosten.

Matthias Klauser erklärt:

"Es gilt eine Unterscheidung zwischen kalten und warmen Betriebskosten. Dabei fallen unter kalte Betriebskosten alle laufenden Kosten, außer Heizung und Warmwasser. Ist im Mietvertrag vereinbart, dass der Vermieter für die Beheizung und Warmwasserversorgung zuständig ist, werden die Kosten, meistens verbrauchsabhängig, mit dem Mieter als warme Betriebskosten abgerechnet."

1.2 Unterschied Betriebskosten und Nebenkosten

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden die Begriffe Betriebskosten und Nebenkosten im gleichen Atemzug verwendet. Dabei unterscheiden sich die beiden Begriffe in ihrer rechtlichen Bedeutung ganz wesentlich. Betriebskosten bezeichnen alle laufenden Kosten einer Mietwohnung, die vom Vermieter auf den Mieter in der jährlichen Betriebskostenabrechnung umgelegt werden dürfen. Alle weiteren Kosten, die der Vermieter einmalig tragen muss und nicht auf seine Mieter umlegen darf, sind somit lediglich Nebenkosten und keine Betriebskosten. Damit bestehen alle Betriebskosten aus laufenden Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten - wie die einmaligen Nebenkosten - sind gleichzeitig Betriebskosten. Typische Betriebskosten und damit umlagefähige Nebenkosten sind beispielsweise Abwasser, Wasserversorgung, Heizkosten, Aufzug, Straßenreinigung und Müll, Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Versicherungen, Hausmeister, Antenne und Kabel. Keine Betriebskosten und damit keine umlagefähigen Nebenkosten sind dagegen Verwaltungs- und Instandhaltungskosten, weil sie einmalig und nicht laufend entstehen. Bei Gewerbetreibenden können weitere Nebenkosten entstehen, die der Vermieter in der Abrechnung oder im Mietvertrag aufführen muss.


2. Wann ist eine Betriebskostenabrechnung formal korrekt?

Keine Frage: Ist die Abrechnung korrekt und eine Nachzahlung entstanden, muss der Mieter sie bezahlen. Ist das aber nicht der Fall, dürfen Mieter Einspruch einlegen und eine Korrektur der Betriebskostenabrechnung verlangen. Formal korrekt ist unter anderem, dass Eigentümer für den jeweiligen Jahreszeitraum die Betriebskosten nur innerhalb der darauffolgenden zwölf Monate abrechnen dürfen

Matthias Klauser betont:

"Spätestens jedoch ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums müssen Mieter die Betriebskostenabrechnung erhalten. Ansonsten hat der Vermieter kein Anrecht auf Nachforderung.”

Erhält der Mieter jedoch ein Guthaben aufgrund niedrigerer Betriebskosten, kann er dies bis zu drei Jahre nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung anfordern. In der Regel ist der Vermieter aber dazu verpflichtet, das Guthaben innerhalb eines Monats auszuzahlen, sofern es nicht zum Beispiel mit der Miete verrechnet werden soll.

Im Allgemeinen müssen die Betriebskosten genau benannt und die Berechnung verständlich und richtig aufgeschlüsselt sein. Auch die Angaben über die Quadratmeterzahlen müssen stimmen. Im Zweifelsfall haben Mieter nach Paragraph 259 ein Recht auf Belegeinsicht. Verweigern Vermieter die Einsichtnahme, müssen Mieter die Betriebskostenabrechnung nicht akzeptieren und einer Nachzahlung nicht nachkommen. In einigen Fällen dürfen Mieter auch die Unterlagen anderer Mieter einsehen, sofern die Prüfung der Rechtmäßigkeit ohne diese Einsicht nicht möglich ist. Außerdem muss erkennbar sein, wie die einzelnen Anteile der Mieter berechnet wurden. Der Umlageschlüssel ist meist im Mietvertrag geregelt und wird oft nach Quadratmetern oder Personen im Haushalt berechnet.

Matthias Klauser rät:

"Wenn sich im Wohnhaus Gewerbebetriebe befinden und höhere Kosten für Müllentsorgung oder Beheizung anfallen, sollten Mieter auf einen angemessenen Umlageschlüssel achten. Dieser sollte sich nicht nur an der Wohnfläche orientieren."


3. Wann kann ich Einspruch gegen meine Betriebskostenabrechnung einlegen?

Eine Betriebskostenabrechnung ist generell nur zu bezahlen, wenn die Abrechnung formal korrekt ist. Wenn der Vermieter diese Formalitäten nicht erfüllt, haben Sie als Mieter das Recht Einspruch einzulegen und eine Korrektur der Betriebskostenabrechnung zu verlangen. Zu der formalen Richtigkeit gehören folgende Punkte:

  • Abrechnungszeitraum: Die Betriebskosten darf Ihr Vermieter grundsätzlich nur über einen Zeitraum von zwölf Monaten abrechnen. Der Rechnungszeitraum muss allerdings nicht von Januar bis Dezember gehen, er kann auch vom 30. Juni bis 1. Juli datiert sein, solange zwölf Monate nicht überschritten werden.

  • Fristen beachten: Sie müssen die Betriebskostenabrechnung spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraum erhalten, andernfalls hat Ihr Vermieter kein Anrecht auf eine Nachforderung. Wenn bei Versäumung der Abrechnungsfrist durch den Vermieter ein Guthaben zu Ihren Gunsten entsteht, haben sie allerdings auch zu einem späteren Zeitpunkt noch ein Anrecht darauf. Sie als Mieter sind allerdings auch dazu verpflichtet, die Abrechnung binnen eines Monats zu bezahlen.

  • Aufschlüsselung der Kosten: Die Betriebskosten müssen genau benannt sein und die Berechnung muss genau aufgeschlüsselt und erklärt sein. Ebenso müssen die Angaben über die Quadratmeterzahl stimmen. Im Zweifel haben Sie nach § 259 BGB ein Recht auf Belegeinsicht, um die Rechtmäßigkeit der aufgeführten Kostenpositionen zu prüfen. Sollte Ihr Vermieter Ihnen die Einsichtnahme verweigern, müssen Sie die Nebenkostenabrechnung nicht akzeptieren und eine möglicherweise geforderte Nachzahlung nicht bezahlen. Zur Prüfung der Betriebskostenabrechnung haben Sie in manchen Fällen auch das Recht, in Unterlagen anderer Mieter einzusehen, sofern eine Prüfung nicht ohne diese möglich ist (z. B. bei Überprüfung der Kostenverteilung).

  • Verteilerschlüssel: Aus der Rechnung muss ersichtlich werden, wie die einzelnen Anteile der Mieter berechnet werden. Der Umlageschlüssel wird meist nach Quadratmeter oder nach Personen im Haushalt berechnet. Ihr Schlüssel ist meistens in Ihrem Mietvertrag festgelegt.


4. Was darf in der Betriebskostenabrechnung enthalten sein?

Grundsätzlich kann der Vermieter viele Kosten auf die Mieter umlegen, sofern dies im Mietvertrag vereinbart ist. Es gibt aber einige Kosten, die der Eigentümer nicht auf die Mieter umlegen darf und selbst tragen muss. In Paragraph 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist geregelt, welche Kosten umlegbar sind und welche nicht. Folgende Kosten darf der Vermieter umlegen:

  • Grundsteuer: Mit der Grundsteuer wird das Eigentum am Grundstück und der jeweiligen Bebauung besteuert. Diese Kosten kann der Vermieter anteilig an seine Mieter weitergeben, da die Grundsteuer zu den „laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks“ gehört und somit umlagefähig ist.

  • Versicherungen: Sach- und Haftpflichtversicherung dürfen ebenfalls Teil der Abrechnung sein.

  • Gebäudereinigung und Gartenpflege: Die Kosten, die für die Pflege des gemeinsam genutzten Raums entstehen, kann der Eigentümer auf die Nebenkostenabrechnung setzen. Auch die Anschaffung von Pflanzen und die Straßenreinigung zählen zu solchen Kosten. Wenn für diese Arbeiten ein Hausmeister eingestellt ist, wird sein Gehalt anteilig durch die Mieter getragen.

  • Müllentsorgung: Die Kosten für die Müllabfuhr sind ebenfalls umlagefähig. Die Anschaffungskosten der Mülleimer dürfen aber nicht auf die Mieter verteilt werden.

  • Gemeinsam genutzte Gebäudeteile: Neben der Säuberung können auch Beleuchtungskosten umgelegt werden. Auch die Kosten, die aus einer gemeinsamen Waschküche oder einem Fahrstuhl entstehen dürfen auf der Abrechnung inkludiert werden.

  • Warme Betriebskosten: Neben den kalten Betriebskosten kommen auch sämtliche Kosten für Heizung und Warmwasser auf Sie zu. Die Heizkostenabrechnung besteht zu 50% - 70% aus Ihrem individuellen Verbrauch. Die restlichen Unkosten werden meist nach Quadratmeterzahl auf alle Mieteinheiten umgelegt. Dazu zählen, neben den direkten Heizkosten, z. B. auch die Unkosten für einen Schornsteinfeger.

  • Weitere Nebenkosten: Auch die Wartung von Rauchmeldern, die Abwassergebühr und jegliche Kosten für Antennen- oder Kabelanschluss werden in der Betriebskostenabrechnung miteinbezogen. Ebenfalls Kosten für einen Aufzug können auf die Mieter umgelegt werden. Dabei gibt es auch keine Ausnahme für Mieter, die den Aufzug nicht nutzen, weil sie beispielsweise im Erdgeschoss wohnen. Entscheidend ist, dass der Aufzug vorhanden ist.

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5. Was darf nicht über die Betriebskostenabrechnung abgerechnet werden?

Leider kommt es vor, dass einige Vermieter anfallende Nebenkosten oder andere Kosten in der Betriebskostenabrechnung verstecken. Beispielsweise dürfen Vermieter ausbleibende Mieteinnahmen nicht durch erhöhte Betriebskosten auf den Mieter umlegen. Des Weiteren dürfen Eigentümer Verwaltungskosten und Instandhaltung und -setzung nicht in Rechnung stellen.

5.1 Folgende Posten müssen Sie als Mieter nicht bezahlen:


  • Leerstand: Ausbleibende Mieteinnahmen darf Ihr Vermieter nicht durch Erhöhung der Nebenkosten auf die übrigen Mieter umlegen. Auch eine Maklerprovision, darf nicht über die Betriebskosten abgerechnet werden.

  • Verwaltungskosten: Jegliche Ausgaben administrativer Natur darf Ihr Vermieter Ihnen nicht in Rechnung stellen. Sollten Aufgaben, wie z. B. das Übermitteln von Briefen, vom Hausmeister übernommen werden, können Sie die Nebenkosten für diesen angemessen kürzen.

  • Instandhaltung und -setzung: Reparaturkosten dürfen nicht auf der Betriebskostenabrechnung aufgeführt werden. Auch hier gilt, Mieter dürfen Reparaturen, die vom Hausmeister erledigt werden, von den aufgeführten Betriebskosten für den Hausmeister abziehen.

  • Unrealistische Preise: Sollten Ihnen unangemessen hohe Reinigungs-, Hausmeister- oder Müllgebühren auffallen, machen Sie Ihren Vermieter darauf aufmerksam. Achten Sie auch darauf, dass keine Kostenpositionen doppelt aufgeführt werden und fordern Sie im Zweifel Belegeinsicht an.

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6. Wie können Mieter Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung einlegen?

Jeder Mieter kann einer Betriebskostenabrechnung innerhalb von zwölf Monaten widersprechen. Danach besteht kein Anspruch auf einen Einspruch mehr (§ 556, Abs.3, Satz 5 BGB). Da Sie als Mieter bei einer Nachforderung jedoch nur 30 Tage Zeit haben, um diese zu begleichen, sollten Sie im Falle eines Widerspruchs schnell handeln, um nicht in Verzug zu geraten.Mieter können auf den Fehler hinweisen und die Nachforderung zunächst mit Vorbehalt auf Rückforderung zahlen oder bei einem eindeutigen Fehler nur den berechtigten Anteil zahlen und den Einspruch schriftlich und begründet abgeben.

6.1 Möglichkeiten des Widerspruchs gegen eine fehlerhafte Betriebskostenabrechnung:


1. Widerspruch und Zahlung unter Vorbehalt: Sie können nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung innerhalb von 30 Tagen Widerspruch einlegen und auf den Fehler hinweisen. Außerdem teilen Sie dem Vermieter mit, dass Sie die Nachforderung erstmal nur mit Vorbehalt auf Rückforderung zahlen.

2. Widerspruch und Teilzahlung: Um sich eine mühsame Rückforderung von zu viel bezahlten Beträgen zu ersparen, können Sie bei einem eindeutigen Fehler nur den Anteil zahlen, der berechtigt ist und dann ebenfalls innerhalb der Frist von 30 Tagen Widerspruch einlegen.

Generell sollte der Einspruch gut begründet und schriftlich verfasst sein. Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollte Sie beweisen können (z. B. mit Hilfe von Zeugen oder durch Erhalt einer Quittung), dass der Widerspruch rechtzeitig beim Vermieter angekommen ist.


7. Worauf Mieter bei der Betriebskostenabrechnung noch achten sollten

Neben den Dingen, die Sie zahlen oder nicht zahlen müssen, gibt es noch einige Faktoren, die Sie beachten sollten:

Sollte es in Ihrem Wohnhaus Gewerbebetriebe geben, könnten beispielsweise höhere Kosten für die Müllentsorgung oder Heizkostenabrechnung entstehen. In diesem Fall sollten Sie auf einen angemessenen Umlage- beziehungsweise Verteilerschlüssel achten, der sich nicht nur an der Wohnfläche orientiert.

Sollten die Betriebskosten in einem Jahr höher ausfallen, darf Ihr Vermieter auch den Abschlag erhöhen. Dieser muss sich allerdings immer an der Betriebskostenabrechnung orientieren und darf nicht beliebig hoch sein.

Wenn Sie auf der Wohnungssuche sind, sollten Sie auch darauf achten, dass die angegebenen Betriebskosten realistisch und im Mietvertrag aufgelistet sind, sonst können hohe Nachforderungen auf Sie zukommen.

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Mit Hilfe unserer kostenlosen Checkliste für Mieter können Sie schnell und einfach die wichtigsten Fehlerquellen der Betriebskostenabrechnung prüfen.
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Fazit

Damit der Mieter keine bösen Überraschungen nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung entdeckt, sollte er sich ausreichend über die die Regelungen in seinem Mietvertrag und der Betriebskostenverordnung informieren. Bei Fehlern in der Abrechnung können so angemessene Maßnahmen eingeleitet werden. Mieter sollten darauf achten, dass nur umlagefähige Nebenkosten in der Betriebskostenabrechnung enthalten sind und die formalen Abrechnungsfristen vom Vermieter eingehalten werden. Sollte das nicht der Fall sein, kann Widerspruch eingelegt werden, um so im späteren Verlauf Rückzahlungen zu erhalten. In jedem Fall sollten Sie Ihre Betriebskostenabrechnung genau prüfen, um unzulässige Mehrkosten zu vermeiden.

Aktuelle Informationen über Änderungen in der Rechtsprechung zur Betriebskostenabrechnung finden Sie ebenfalls in unserem Ratgeber.

Was Vermieter bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung beachten sollten, finden Sie in unseren 5 Tipps zur Betriebskostenabrechnung für Vermieter.


Bildquelle: iStock.com/Geber86

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