Betriebskostenabrechnung prüfen: Was Mieter beachten müssen

Zum Jahresbeginn kommt meist die Betriebskostenabrechnung und bringt für so manchen Mieter böse Überraschungen mit sich. Dies liegt manchmal nicht nur an einem hohen Verbrauch. Vermieter versuchen unrechtmäßigerweise, durch die Abrechnung zusätzlich anfallende Kosten auf den Mieter umzulegen. Nach Aussage des Deutschen Mieterbundes ist jede zweite Betriebskostenabrechnung fehlerhaft. Was Sie als Mieter beachten müssen, um sich vor unrechtmäßigen Kosten zu schützen, lesen Sie hier.

Betriebskostenabrechnung: Mieter überprüft die Abrechnung

1. Wie setzt sich die Betriebskostenabrechnung zusammen?

Zusätzlich zur Kaltmiete zahlen Mieter monatlich einen Abschlag für anfallende Nebenkosten, wie z. B. Wasser, Heizkosten, Müllgebühren und Hausmeisterdienste. Aus der Kaltmiete und dem Nebenkostenabschlag setzt sich dann die Warmmiete zusammen, die der Mieter monatlich an den Vermieter zu entrichten hat.
Idealerweise sind die Betriebskosten sowie der Verteilerschlüssel schon im Mietvertrag vereinbart. Durch den Verteilerschlüssel (Umlageschlüssel) wird festgelegt, wie die Betriebskosten des Hauses auf die einzelne Wohnung umgelegt werden.

Am Ende eines Abrechnungsjahres werden alle umgelegten Betriebskosten zusammengerechnet und mit der Abschlagszahlung des Mieters verrechnet. War der bezahlte Abschlag zu hoch, bekommen Mieter die Differenz zurückerstattet. Tritt der umgekehrte Fall ein, wird vom Vermieter eine Nachzahlung gefordert. Allerdings müssen auch in Betriebskostenabrechnungen (Nebenkostenabrechnungen) alle abgerechneten Positionen genannt werden. Der Vermieter darf Positionen ohne genauere Erklärung nicht als "sonstige Betriebskosten" abrechnen.
Bevor Sie die Betriebskostenabrechnung bezahlen, sollten Sie die Korrektheit der Abrechnung prüfen. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie dabei beachten müssen.

Info

Was sind Betriebskosten?

In § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist festgehalten, was Betriebskosten sind. Diese werden definiert als Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder den „bestimmungsmäßigen Gebrauch“ des Gebäudes sowie der Nebengebäude, Anlagen und des Grundstücks laufend entstehen. Dabei handelt es sich also um wiederkehrende und regelmäßige Kosten.

Einmalig oder in nicht voraussehbaren zeitlichen Abständen entstehende Kosten (z. B. einmalige Sperrmüllabfuhr) fallen nicht unter den Begriff der Betriebskosten. Man unterscheidet zwischen sogenannten kalten und warmen Betriebskosten. Unter den kalten Betriebskosten versteht man alle Betriebskosten ohne die Kosten für Heizung und Warmwasserbereitung. Zählt man diese Kosten dazu, spricht man von dem warmen Betriebskosten.

2. Wann ist eine Betriebskostenabrechnung formal korrekt?

Eine Betriebskostenabrechnung ist generell nur zu bezahlen, wenn die Abrechnung formal korrekt ist. Wenn der Vermieter diese Formalitäten nicht erfüllt, haben Sie als Mieter das Recht Einspruch einzulegen und eine Korrektur der Nebenkostenabrechnung zu verlangen. Zu der formalen Richtigkeit gehören folgende Punkte:

  • Abrechnungszeitraum: Die Betriebskosten darf Ihr Vermieter grundsätzlich nur über einen Zeitraum von zwölf Monaten abrechnen. Der Rechnungszeitraum muss allerdings nicht von Januar bis Dezember gehen, er kann auch vom 30. Juni bis 1. Juli datiert sein, solange zwölf Monate nicht überschritten werden.

  • Fristen beachten: Sie müssen die Betriebskostenabrechnung spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraum erhalten, andernfalls hat Ihr Vermieter kein Anrecht auf eine Nachforderung. Wenn bei Versäumung der Abrechnungsfrist durch den Vermieter ein Guthaben zu Ihren Gunsten entsteht, haben sie allerdings auch zu einem späteren Zeitpunkt noch ein Anrecht darauf. Sie als Mieter sind allerdings auch dazu verpflichtet, die Abrechnung binnen eines Monats zu bezahlen.

  • Aufschlüsselung der Kosten: Die Betriebskosten müssen genau benannt sein und die Berechnung muss genau aufgeschlüsselt und erklärt sein. Ebenso müssen die Angaben über die Quadratmeterzahl stimmen. Im Zweifel haben Sie nach § 259 BGB ein Recht auf Belegeinsicht, um die Rechtmäßigkeit der aufgeführten Kostenpositionen zu prüfen. Sollte Ihr Vermieter Ihnen die Einsichtnahme verweigern, müssen Sie die Nebenkostenabrechnung nicht akzeptieren und eine möglicherweise geforderte Nachzahlung nicht bezahlen. Zur Prüfung der Betriebskostenabrechnung haben Sie in manchen Fällen auch das Recht, in Unterlagen anderer Mieter einzusehen, sofern eine Prüfung nicht ohne diese möglich ist (z. B. bei Überprüfung der Kostenverteilung).

  • Verteilerschlüssel: Aus der Rechnung muss ersichtlich werden, wie die einzelnen Anteile der Mieter berechnet werden. Der Umlageschlüssel wird meist nach Quadratmeter oder nach Personen im Haushalt berechnet. Ihr Schlüssel ist meistens in Ihrem Mietvertrag festgelegt.

3. Was darf in der Betriebskostenabrechnung enthalten sein?

Grundsätzlich kann der Vermieter viele Kosten auf die Mieter umlegen, sofern dies im Mietvertrag vereinbart ist. Es gibt aber einige Kosten, die der Eigentümer nicht auf die Mieter umlegen darf und selbst tragen muss. In Paragraph 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist geregelt, welche Kosten umlegbar sind und welche nicht. Folgende Kosten darf der Vermieter umlegen:

  • Grundsteuer: Mit der Grundsteuer wird das Eigentum am Grundstück und der jeweiligen Bebauung besteuert. Diese Kosten kann der Vermieter anteilig an seine Mieter weitergeben, da die Grundsteuer zu den „laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks“ gehört und somit umlagefähig ist.

  • Versicherungen: Sach- und Haftpflichtversicherung dürfen ebenfalls Teil der Abrechnung sein.

  • Gebäudereinigung und Gartenpflege: Die Kosten, die für die Pflege des gemeinsam genutzten Raums entstehen, kann der Eigentümer auf die Nebenkostenabrechnung setzen. Auch die Anschaffung von Pflanzen und die Straßenreinigung zählen zu solchen Kosten. Wenn für diese Arbeiten ein Hausmeister eingestellt ist, wird sein Gehalt anteilig durch die Mieter getragen.

  • Müllentsorgung: Die Kosten für die Müllabfuhr sind ebenfalls umlagefähig. Die Anschaffungskosten der Mülleimer dürfen aber nicht auf die Mieter verteilt werden.

  • Gemeinsam genutzte Gebäudeteile: Neben der Säuberung können auch Beleuchtungskosten umgelegt werden. Auch die Kosten, die aus einer gemeinsamen Waschküche oder einem Fahrstuhl entstehen dürfen auf der Abrechnung inkludiert werden.

  • Warme Betriebskosten: Neben den kalten Betriebskosten kommen auch sämtliche Kosten für Heizung und Warmwasser auf Sie zu. Die Heizkostenabrechnung besteht zu 50% - 70% aus Ihrem individuellen Verbrauch. Die restlichen Unkosten werden meist nach Quadratmeterzahl auf alle Mieteinheiten umgelegt. Dazu zählen, neben den direkten Heizkosten, z. B. auch die Unkosten für einen Schornsteinfeger.

  • Weitere Nebenkosten: Auch die Wartung von Rauchmeldern, die Abwassergebühr und jegliche Kosten für Antennen- oder Kabelanschluss werden in der Betriebskostenabrechnung miteinbezogen. Ebenfalls Kosten für einen Aufzug können auf die Mieter umgelegt werden. Dabei gibt es auch keine Ausnahme für Mieter, die den Aufzug nicht nutzen, weil sie beispielsweise im Erdgeschoss wohnen. Entscheidend ist, dass der Aufzug vorhanden ist.

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4. Was darf nicht über die Betriebskostenabrechnung abgerechnet werden?

Um zusätzlich anfallende Kosten zu mindern, versuchen Vermieter oftmals diese in der Nebenkostenabrechnung zu verstecken. Folgende Posten müssen Sie als Mieter nicht bezahlen:

  • Leerstand: Ausbleibende Mieteinnahmen darf Ihr Vermieter nicht durch Erhöhung der Nebenkosten auf die übrigen Mieter umlegen. Auch eine Maklerprovision, darf nicht über die Betriebskosten abgerechnet werden.
  • Verwaltungskosten: Jegliche Ausgaben administrativer Natur darf Ihr Vermieter Ihnen nicht in Rechnung stellen. Sollten Aufgaben, wie z. B. das Übermitteln von Briefen, vom Hausmeister übernommen werden, können Sie die Nebenkosten für diesen angemessen kürzen.
  • Instandhaltung und -setzung: Reparaturkosten dürfen nicht auf der Betriebskostenabrechnung aufgeführt werden. Auch hier gilt, dass, falls Reparaturen vom Hausmeister erledigt werden, Sie dies von den aufgeführten Betriebskosten für den Hausmeister abziehen dürfen.
  • Unrealistische Preise: Sollten Ihnen unangemessen hohe Reinigungs-, Hausmeister- oder Müllgebühren auffallen, machen Sie Ihren Vermieter darauf aufmerksam. Achten Sie auch darauf, dass keine Kostenpositionen doppelt aufgeführt werden und fordern Sie im Zweifel Belegeinsicht an.

Richtig Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegen


Für einen Widerspruch hat der Mieter eine Frist von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung. Danach besteht kein Anspruch auf Widerspruch mehr (§ 556, Abs.3, Satz 5 BGB). Da Sie als Mieter bei einer Nachforderung jedoch nur 30 Tage Zeit haben, um diese zu begleichen, sollten Sie im Falle eines Widerspruchs schnell handeln, um nicht in Verzug zu geraten. Dabei haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Widerspruch und Zahlung unter Vorbehalt: Sie können nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung innerhalb von 30 Tagen Widerspruch einlegen und auf den Fehler hinweisen. Außerdem teilen Sie dem Vermieter mit, dass Sie die Nachforderung erstmal nur mit Vorbehalt auf Rückforderung zahlen.

2. Widerspruch und Teilzahlung: Um sich eine mühsame Rückforderung von zu viel bezahlten Beträgen zu ersparen, können Sie bei einem eindeutigen Fehler nur den Anteil zahlen, der berechtigt ist und dann ebenfalls innerhalb der Frist von 30 Tagen Widerspruch einlegen.
Generell sollte der Widerspruch schriftlich verfasst und begründet sein. Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollte Sie beweisen können (z. B. mit Hilfe von Zeugen oder durch Erhalt einer Quittung), dass der Widerspruch rechtzeitig beim Vermieter angekommen ist.

5. Worauf Sie bei der Betriebskostenabrechnung noch achten sollten

Neben den Dingen, die Sie zahlen müssen oder nicht, gibt es noch einige Faktoren, die Sie beachten sollten:
Sollte es in Ihrem Wohnhaus Gewerbebetriebe geben, könnten beispielsweise höhere Kosten für die Müllentsorgung oder Heizkostenabrechnung entstehen. In diesem Fall sollten Sie auf einen angemessenen Umlageschlüssel achten, der sich nicht nur an der Wohnfläche orientiert.

Sollten die Betriebskosten in einem Jahr höher ausfallen, darf Ihr Vermieter auch den Abschlag erhöhen. Dieser muss sich allerdings immer an der Betriebskostenabrechnung orientieren und darf nicht beliebig hoch sein.

Wenn Sie auf der Wohnungssuche sind, sollten Sie auch darauf achten, dass die angegebenen Betriebskosten realistisch und im Mietvertrag aufgelistet sind, sonst können hohe Nachforderungen auf Sie zukommen.


Mit Hilfe unserer kostenlosen Checkliste für Mieter können Sie schnell und einfach die wichtigsten Fehlerquellen der Betriebskostenabrechnung prüfen.

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Aktuelle Informationen über Änderungen in der Rechtsprechung zur Betriebskostenabrechnung finden Sie ebenfalls in unserem Ratgeber.

Was Vermieter bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung beachten sollten, finden Sie in unseren 5 Tipps zur Betriebskostenabrechnung für Vermieter.


Bildquelle: iStock.com/Geber86


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