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Betriebskostenabrechnung erstellen: Welche Nebenkosten dürfen Vermieter umlegen?

Letztes Update: 23.03.2021

Betriebskosten werden als Kosten definiert, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes sowie der Nebengebäude, Anlagen und des Grundstücks laufend entstehen. Es handelt sich also um wiederkehrende und regelmäßige Kosten.

Einmal im Jahr müssen Sie als Vermieter eine Betriebskostenabrechnung erstellen. Dabei gibt es bestimmte Mindestanforderungen zu beachten, um Fehler zu vermeiden. Gerade Vermieter von kleineren Immobilien, die diese selbst verwalten, können dabei vor einige Herausforderungen gestellt werden. Nach Aussage des Deutschen Mieterbundes ist jede zweite Betriebskostenabrechnung fehlerhaft. Was Sie beachten müssen, um die Betriebskostenabrechnung rechtssicher und ordnungsgemäß zu erstellen, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

Was ist der Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten?

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden die Begriffe Betriebskosten und Nebenkosten im gleichen Atemzug verwendet. Dabei unterscheiden sich diese Begriffe in ihrer rechtlichen Bedeutung wesentlich. Betriebskosten bezeichnen alle laufenden Kosten einer Mietwohnung, die vom Vermieter auf den Mieter in der jährlichen Betriebskostenabrechnung umgelegt werden dürfen. Damit sind alle Betriebskosten gleichzeitig Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind Betriebskosten. Typische Betriebskosten und damit umlagefähige Nebenkosten sind beispielsweise Kosten für Abwasser, Wasserversorgung, Heizkosten, Aufzug, Straßenreinigung und Müll, Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Versicherungen, Hausmeister, Antennen- und Kabelanschluss. Keine Betriebskosten und damit keine umlagefähigen Nebenkosten sind dagegen Verwaltungs- und Instandhaltungskosten, weil sie einmalig und nicht laufend entstehen. Sowohl private Mietparteien als auch Gewerbetreibende erhalten eine Nebenkostenabrechnung.

Betriebskosten Vermieter

Die wichtigsten Fragen zur Betriebskostenabrechnung:

Was ist die Betriebskostenverordnung?

Die Ermittlung der Betriebskosten erfolgt auf Grundlage der Betriebskostenverordnung. Diese trat am 01.01.2014 in Kraft.

Was ist in den Betriebskosten alles enthalten?

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.

Was darf in der Betriebskostenabrechnung abgerechnet werden?

Man unterscheidet zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Nebenkosten. Die umlagefähigen Nebenkosten kehren immer wieder und können dem Mieter berechnet werden. Welche Nebenkosten sind umlagefähig? Dazu gehören unter anderem Grundsteuer, Versicherung und Müllentsorgung. Die folgenden Nebenkosten können nicht auf den Mieter umgelegt werden: Kosten für Leerstand, Verwaltungskosten, Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung (Reparaturen).

Bis wann muss die Betriebskostenabrechnung erfolgt sein?

Für eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung muss der Vermieter dem Mieter die Abrechnung bis spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes zukommen lassen.

Was ist der Unterschied zwischen kalten und warmen Betriebskosten?

Unter den kalten Betriebskosten versteht man alle Betriebskosten ohne die Kosten für Heizung und Warmwasserbereitung. Zählt man diese Kosten dazu, spricht man von warmen Betriebskosten.

1. Wie werden Nebenkosten und Betriebskosten abgerechnet?

Laut Mietrecht hat jeder Vermieter die Wahl, ob und zu welchem Anteil er die anfallenden Nebenkosten in der Betriebskostenabrechnung auf seine Mieter umlegen möchte. Im Mietvertrag unterscheidet man zwischen einer Nebenkostenvorauszahlung oder einer Nebenkostenpauschale.

Die in der Praxis wohl häufigste Variante ist die Nebenkostenvorauszahlung. Dabei leistet der Mieter jeden Monat eine vereinbarte Vorauszahlung. In diesem Fall muss der Vermieter die Nebenkosten einmal im Jahr abrechnen. Stellt sich heraus, dass die tatsächlichen Nebenkosten niedriger waren als die Vorauszahlung, erhält der Mieter eine Rückzahlung des Überschusses. Im umgekehrten Fall ist es die Pflicht des Mieters eine Nachzahlung zu leisten.

Die Nebenkostenpauschale ist in der Praxis eher unüblich. Hierbei zahlt der Mieter dem Vermieter einen festgesetzten monatlichen Pauschalbetrag, unabhängig von den tatsächlich genutzten Nebenkosten. Durch die Zahlung dieser Pauschale sind alle laufenden Nebenkosten abgegolten. Bei dieser Variante ist keine Nebenkostenabrechnung erforderlich.

Bestenfalls sind im Mietvertrag die Betriebskosten und der Verteilerschlüssel schon ausgewiesen. Der Verteilerschlüssel im Vertrag bestimmt, wie die Betriebskosten des Hauses auf die einzelnen Mieteinheiten umgelegt werden.

Formale Anforderungen einer Nebenkostenabrechnung

Damit die Nebenkostenabrechnung formal richtig ist, gilt es einige Mindestvoraussetzungen zu beachten:

  • Angabe des Abrechnungszeitraums

  • Zusammenstellung der Gesamtkosten

  • Angabe und Erklärung des verwendeten Verteilerschlüssels

  • Kostenanteil des Mieters

  • Abzug der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen

  • Summe der Rückzahlung oder Nachzahlung

Wie sind Betriebskosten definiert?

In § 556 I 2 BGB werden Betriebskosten definiert als Kosten, die dem Eigentümer fortlaufend entstehen. Als Vermieter müssen Sie beachten, dass ausschließlich wiederkehrende Kosten auf den Mieter umgelegt werden können, die von diesem verursacht wurden oder dem Katalog der BetrKV folgen.

2. Bis wann muss der Vermieter die Betriebskostenabrechnung für Mieter erstellen?

Für eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung müssen Sie dem Mieter die Abrechnung bis spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes zukommen lassen. Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2019 muss der Mieter die Nebenkostenabrechnung spätestens am 31. Dezember 2020 erhalten haben.

1-Jahres-Frist gilt auch nach Auszug

Die Ein-Jahres-Frist für den Vermieter, um die Betriebskostenabrechnung zu erstellen, gilt auch, wenn der Mieter in der Zwischenzeit ausgezogen ist. Der Mieter hat kein Anrecht, vom Vermieter zu verlangen, die Abrechnung früher zu erhalten.

Betriebskostenabrechnung Vermieter: Zeitraum

3. Was ist der richtige Abrechnungszeitraum?

Neben der Abrechnungsfrist ist der Abrechnungszeitraum (auch “Abrechnungsperiode”) eine weitere wichtige Zeitspanne, die Sie als Vermieter beachten müssen, wenn Sie die Nebenkostenabrechnung erstellen. Die Betriebskosten dürfen grundsätzlich über einen Zeitraum von maximal zwölf Monaten abgerechnet werden. Dabei spielt es jedoch keine Rolle, ob der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr von Januar bis Dezember umfasst (Regelfall) oder beispielsweise vom 30. Juni bis 1. Juli, solange zwölf Monate nicht überschritten werden.

Wird dieser Abrechnungszeitraum vom Vermieter überschritten, gilt die Abrechnung als nicht ordnungsgemäß erstellt. Dieser formelle Fehler hätte wiederum die Folge, dass der Mieter eine mögliche Nachzahlung nicht tragen muss.

4. Welche sonstigen Fristen und Zeiträume gelten für die Betriebskostenabrechnung?

Folgende die Betriebskostenabrechnung betreffende Fristen sollten Vermieter ebenfalls nicht aus den Augen verlieren:

Zahlungseingang Guthaben des Mieters

Bei Versäumung der Abrechnungsfrist durch den Vermieter kann dieser keine Nachforderungen mehr stellen. Wird die Frist versäumt, hat das in der Regel eine komplette Unwirksamkeit der Betriebskostenabrechnung zur Folge, es sei denn, der Vermieter kann nachweisen, dass die Verspätung nicht selbst verschuldet war. Der Mieter hingegen behält das Anrecht auf eine Rückzahlung seines Guthabens, wenn die tatsächlichen, umlagefähigen Nebenkosten niedriger waren als die Vorauszahlung, auch wenn die Abrechnung nicht fristgerecht bei ihm eingegangen ist. Das Guthaben muss der Vermieter innerhalb von 30 Tagen zurückzahlen. Es bestehen hierbei zwei Möglichkeiten: Entweder es erfolgt eine Auszahlung auf das Konto des Mieters oder der Mieter erhält eine Gutschrift bei der nächsten Nebenkostenabrechnung.

Zahlungseingang der Nachzahlung des Mieters

Wurde die Nebenkostenabrechnung korrekt erstellt und weist diese eine Nachzahlungsverpflichtung des Mieters aus, muss sie binnen 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung bezahlt werden. Individuell besteht jedoch die Möglichkeit eine Ratenzahlung der Forderung mit dem Vermieter zu vereinbaren. Dieser ist allerdings nicht dazu verpflichtet, eine Ratenzahlung zu akzeptieren.

Verjährungsfrist für Nachzahlungen

Die Verjährungsfrist bei Nachzahlungen aus der Nebenkostenabrechnung beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres nach Fälligwerden der Forderung. Nach Ablauf der Verjährungsfrist können weder Mieter noch Vermieter weitere Forderungen stellen.

Beispiel: Der Eingang der Betriebskostenabrechnung erfolgt am 27.07.2020. Die Verjährungsfrist beginnt damit am 01.01.2021 und endet am 31.12.2023.

Frist für Widerspruch durch den Mieter

Wenn der Abrechnungszeitraum vom Vermieter eingehalten wurde, hat der Mieter ein Jahr Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und gegebenenfalls Einwände gegen die Abrechnung zu erheben. Dabei beginnt der Zeitraum am Ende des Monats, in dem der Mieter die Abrechnung erhalten hat.

Beispiel: Der Zugang der Betriebskostenabrechnung erfolgt am 27.07.2020. Der Mieter hat die Möglichkeit bis zum 31.07.2021 Einwände gegen die Abrechnung zu erheben.

Nach Ablauf der Ein-Jahres-Frist kann der Mieter keine Einwände mehr gegen die Abrechnung geltend machen, auch dann nicht, wenn diese fehlerhaft ist (§ 556, Abs.3 Satz 5 BGB).

In dem vorliegenden Fall (Urteil vom 12. Mai 2010, Az: VIII ZR 185/09) hatte ein Mieter in den Jahren 2003 und 2004 jeweils Widerspruch gegen seine Betriebskostenabrechnung eingelegt, da er aufgrund einer fehlenden Vereinbarung nicht dazu verpflichtet sei, die auf ihn umgelegte Grundsteuer zu zahlen. Im Jahr 2005 legte der Vermieter die Grundsteuer erneut auf den Mieter um, dieser äußerte sich allerdings nicht mehr zu dieser Abrechnung. Der BGH hat entschieden, dass der Mieter die Grundsteuer für das Jahr 2005 bezahlen muss, da er keinen fristgerechten Einwand erhob. Der Mieter argumentierte zwar, dass er in den Jahren zuvor bereits Einwand erhoben hatte und der Vermieter somit weiß, dass er nicht bereit sei, die Grundsteuer zu bezahlen. Die Richter haben jedoch geurteilt, dass der Mieter dem Vermieter auch dann Einwände innerhalb eines Jahres (erneut) mitteilen muss, wenn er diese bereits gegenüber früheren Abrechnungen erhoben hatte.

Die Widerspruchsfrist hat dabei keinen Einfluss auf die Fälligkeitsfrist der Nebenkosten. Mieter können auf mögliche Fehler hinweisen und die Nachforderung zunächst unter Vorbehalt einer Rückforderung zahlen oder bei einem eindeutigen Fehler nur den berechtigt geforderten Anteil zahlen und den Widerspruch schriftlich und begründet abgeben.

5. Welche Nebenkosten darf der Vermieter auf den Mieter umlegen?

Betriebskosten Vermieter: Gartenpflege

Als Vermieter können Sie viele Kosten auf Ihre Mieter umlegen, allerdings gibt es auch Kosten, die der Eigentümer selbst tragen muss. Welche Kosten, die bei einem Mietverhältnis anfallen, abrechenbar sind und welche nicht, ist in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) festgelegt.

Grundsätzlich können Sie nur Betriebskosten auf die Mieter umlegen, wenn diese im Mietvertrag festgehalten wurden. Dabei müssen Sie im Vertrag nicht alle Posten nennen. Unter „Betriebskosten“ fallen alle gängigen umlagefähigen Betriebskosten nach dem Katalog der Betriebskostenverordnung. Mit dieser allgemeinen Formulierung können Sie sich als Vermieter für zukünftige Ausgaben (z. B. Einstellung eines Hauswarts oder Hausmeisters) absichern. Folgende Nebenkosten gehören zu den umlagefähigen Kosten (Stand 2020):

  • Grundsteuer:
    Mit der Grundsteuer wird das Eigentum am Grundstück und der jeweiligen Bebauung besteuert. Diese Nebenkosten kann der Vermieter anteilig an seine Mieter weitergeben, da die Grundsteuer zu den „laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks“ gehört und somit umlagefähig ist.

  • Versicherungen:
    Sach- und Haftpflichtversicherung dürfen ebenfalls Teil der Abrechnung sein.

  • Gebäudereinigung und Gartenpflege:
    Die Kosten, die für die Pflege des gemeinsam genutzten Raums entstehen, kann der Eigentümer auf die Nebenkostenabrechnung setzen. Auch die Anschaffung von Pflanzen und die Straßenreinigung zählen zu solchen Nebenkosten. Wenn für diese Arbeiten ein Hausmeister eingestellt ist, wird sein Gehalt anteilig durch die Mieter getragen.

  • Müllentsorgung:
    Die Kosten für die Müllabfuhr sind ebenfalls umlagefähig. Die Anschaffungskosten der Mülleimer dürfen aber nicht auf die Mieter verteilt werden.

  • Gemeinsam genutzte Gebäudeteile:
    Neben der Säuberung können auch Beleuchtungskosten umgelegt werden. Auch die Kosten, die aus einer gemeinsamen Waschküche oder einem Fahrstuhl entstehen, dürfen auf der Abrechnung inkludiert werden.

  • Warme Betriebskosten:
    Neben den kalten Betriebskosten kommen auch sämtliche Kosten für Heizung und Warmwasser auf den Mieter zu. Die Heizkostenabrechnung besteht zu 50 bis 70 Prozent aus dem individuellen Verbrauch der Mieter. Die restlichen Kosten werden meist nach Quadratmeterzahl auf alle Mieteinheiten umgelegt. Dazu zählen, neben den direkten Heizkosten, z. B. auch die Unkosten für einen Schornsteinfeger.

  • Weitere Nebenkosten:
    Auch die Wartung von Rauchmeldern, die Abwassergebühr und jegliche Kosten für Antennen- oder Kabelanschlüsse werden in der Betriebskostenabrechnung miteinbezogen. Ebenfalls können Kosten für einen Aufzug auf die Mieter umgelegt werden. Dabei gibt es auch keine Ausnahme für Mieter, die den Aufzug nicht benutzen, weil sie beispielsweise im Erdgeschoss wohnen. Entscheidend ist, dass der Aufzug vorhanden ist.

BGH-Urteil zur Notdienstpauschale des Hausmeisters

Der Bundesgerichtshof (BGH) hat in einem Urteil vom 18. Dezember 2019 (Az: VIII ZR 62/19) entschieden, dass es sich bei einer an den Hauswart oder Hausmeister entrichteten Notdienstpauschale nicht um umlagefähige Betriebskosten, sondern um vom Vermieter zu tragende Verwaltungskosten handelt.

Matthias Klauser, Chief Revenue Officer von McMakler, erklärt:

"Es gilt eine Unterscheidung zwischen kalten und warmen Betriebskosten. Dabei fallen unter kalte Betriebskosten alle laufenden Kosten, außer Heizung und Warmwasser. Ist im Mietvertrag vereinbart, dass der Vermieter für die Beheizung und Warmwasserversorgung zuständig ist, werden die Kosten, meistens verbrauchsabhängig, mit dem Mieter als warme Betriebskosten abgerechnet."

6. Welche Nebenkosten sind nicht umlagefähig?

Der Vermieter ist für die Kosten der Erhaltung und Verwaltung zuständig. Kosten für Leerstand, Verwaltung oder Instandhaltung dürfen vom Vermieter nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Die folgenden Kosten können nicht auf die Mieter umgelegt werden:

  • Leerstand:
    Ausbleibende Mieteinnahmen darf der Vermieter nicht durch Erhöhung der Nebenkosten auf die übrigen Mieter umlegen. Auch eine Maklerprovision darf nicht über die Betriebskosten abgerechnet werden.

  • Verwaltungskosten:
    Jegliche Ausgaben administrativer Natur darf der Vermieter seinen Mietern nicht in Rechnung stellen.

  • Instandhaltung und -setzung: Reparaturkosten dürfen nicht auf der Betriebskostenabrechnung aufgeführt werden, beispielsweise wenn die Fassade einen neuen Anstrich braucht oder eine Heizung defekt ist.

Reparaturen durch den Hausmeister

Reparaturen, die vom Hausmeister erledigt werden, müssen ebenfalls von den Kosten für den Hausmeister abgezogen werden, da diese nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen.

7. Was gehört in eine Betriebskostenabrechnung?

Damit Ihr Anspruch auf Bezahlung der Nebenkosten durch den Mieter nicht verloren geht, muss die Betriebskostenabrechnung formell korrekt sein. Dabei ist insbesondere zu beachten, dass Sie die Verteilerschlüssel erklären und richtig anwenden. Die Zusammenstellung der Gesamtkosten sowie die Berechnung des Anteils des Mieters müssen enthalten und nachvollziehbar sein. Außerdem müssen die Betriebskostenvorauszahlungen des Mieters abgezogen sein.

8. Welche Verteilerschlüssel gibt es in der Betriebskostenabrechnung?

Betriebskostenabrechnung Vermieter: Verteilerschlüssel

Als Vermieter sind Sie verpflichtet, die Betriebskosten genau zu benennen und die Berechnung aufzuschlüsseln und zu erklären. Alle abgerechneten Positionen müssen dabei aufgeführt sein, um die Abrechnung für den Mieter nachvollziehbar und prüffähig zu machen. Dies ist maßgeblich, um die Betriebskostenabrechnung formell ordnungsgemäß zu erstellen.

Der richtige Verteilerschlüssel

Ein häufiger Streitpunkt zwischen Mieter und Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung ist der Verteilerschlüssel (auch Umlageschlüssel genannt). Dieser bestimmt, wie die anfallenden Betriebskosten auf den einzelnen Mieter verteilt werden. Als Vermieter haben Sie grundsätzlich vier Möglichkeiten, die Nebenkosten auf die Mieter umzulegen. Dabei kann entweder nach Wohnfläche, nach Verbrauch, Wohneinheit oder Personenzahl abgerechnet werden. Als Vermieter können Sie sich zu Beginn des Mietverhältnisses für eine Variante entscheiden, in manchen Fällen bestimmt allerdings die Betriebskostenart, welcher Verteilerschlüssel verwendet werden muss. Wird vom Vermieter kein Verteilerschlüssel festgelegt, muss dieser die Nebenkosten nach Quadratmetern umlegen.

  • Nach Verbrauch
    Um nach Verbrauch abzurechnen, muss die Möglichkeit geschaffen sein, den tatsächlichen Verbrauch in jeder Wohnung zu messen. Verbrauchszähler für Heizung und Wasser sind üblich, möglich sind zum Beispiel auch Aufzugskarten, um die Nutzung des Aufzuges nach Verbrauch abzurechnen. Der Verwaltungsaufwand steigt jedoch mit der Abrechnung nach Verbrauch.

  • Nach Anzahl der Personen
    In einem Haus mit 20 Bewohnern legt der Vermieter die Nebenkosten auf 20 Personen um. Eine Wohnung mit drei Bewohnern würde dann zu 3/20 z. B. an den Kosten für die Reinigung des Treppenhauses beteiligt werden.

  • Nach Wohneinheit
    Jede Wohnung zahlt den gleichen Anteil. Dies ist die einfachste, aber nicht immer die fairste Methode.

  • Nach Anteil der Wohnfläche
    Je größer die Wohnung, desto größer der Anteil an den Nebenkosten. Eine 100 Quadratmeter große Wohnung wird mit 100/1000 (10 %) an den Nebenkosten beteiligt, wenn die Wohnfläche des gesamten Gebäudes 1.000 Quadratmeter beträgt.

In Bezug auf die Heizkosten ist geregelt, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach Verbrauch verteilt werden müssen. Die übrigen 30 bis 50 Prozent der Heizkosten werden verbrauchsunabhängig verteilt, meistens nach Quadratmetern. Bei älteren Immobilien muss der Verbrauch mit 70 Prozent berücksichtigt werden. Die anderen sogenannten „kalten“ Betriebskosten (Grundsteuer, Hausmeister etc.) können entweder nach Quadratmetern oder Personenzahl verteilt werden. Wasser- und Abwasserkosten können nur dann verbrauchsabhängig verteilt werden, wenn alle Wohnungen über Wasseruhren verfügen.

9. Welche häufigen Fehler sollten Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung vermeiden?


Achten Sie beim Erstellen der Betriebskostenabrechnung besonders auf die folgenden Punkte:

Versicherungen:
Lediglich Sach- und Haftpflichtversicherungen dürfen auf die Mieter umgelegt werden. Die Rechtsschutzversicherung des Vermieters oder dessen Beitrag zum Grundeigentümerverein dürfen dem Mieter nicht in Rechnung gestellt werden.

Sonstige Betriebskosten:
Positionen dürfen ohne genauere Erklärung beispielsweise nicht als „sonstige Betriebskosten“ abgerechnet werden. Um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, schlüsseln Sie die Betriebskosten am besten nach den Ziffern des Betriebskostenkatalogs in § 2 der Betriebskostenverordnung auf.

Fehlerhafte Nebenkostenabrechnung nach Wohnungsverkäufen:
Nach dem Verkauf einer Wohnung oder dem Wechsel der Hausverwaltung kommt es häufig zu einer fehlerhaften Nebenkostenabrechnung. Ein möglicher Grund dafür ist, dass der Informationsstand und etwaige Erläuterungen nicht an die neue Hausverwaltung übertragen werden und diese dementsprechend nicht mit den Gegebenheiten der einzelnen Wohnungen vertraut ist.

Einmalige Kosten:
Einmalig entstandene Kosten, welche beispielsweise nachweislich durch eine Mietpartei entstanden sind, können nicht auf alle Mieter umgelegt werden. Dazu zählt zum Beispiel die Reinigung einer mit Ungeziefer befallenen Wohnung.

Inhaltliche Fehler:
Diese sorgen in der Nebenkostenabrechnung nicht für ein Auslaufen der Abrechnungsfrist. Korrekturen können auch nachträglich vorgenommen werden, solange sie nicht zu Lasten des Mieters fallen. Haben Sie als Vermieter jedoch etwas vergessen oder zu Ihrem eigenen Nachteil falsch berechnet, können Sie keine Nachzahlung vom Mieter verlangen.

10. Wann muss der Mieter die Nebenkosten (nicht) bezahlen?

Keine Frage: Ist die Abrechnung korrekt und eine Nachzahlung entstanden, muss der Mieter sie bezahlen. Ist das aber nicht der Fall, dürfen Mieter Widerspruch einlegen und eine Korrektur der Betriebskostenabrechnung verlangen.

Im Allgemeinen müssen die Betriebskosten genau benannt und die Berechnung verständlich und richtig aufgeschlüsselt sein. Auch die Angaben über die Quadratmeterzahlen müssen stimmen. Im Zweifelsfall haben Mieter nach § 259 Absatz 1 Satz 1 BGB ein Recht auf Belegeinsicht. Verweigern Vermieter die Einsichtnahme, müssen Mieter die Betriebskostenabrechnung nicht akzeptieren und einer Nachzahlung nicht nachkommen. Mieter haben die Möglichkeit, die Einsicht der Belege vor Gericht einzuklagen. In einigen Fällen dürfen Mieter auch Belege und Unterlagen anderer Mieter einsehen, sofern die Prüfung der Rechtmäßigkeit ohne diese Einsicht nicht möglich ist. Außerdem muss erkennbar sein, wie die einzelnen Anteile der Mieter berechnet wurden. Der Umlageschlüssel ist meist im Mietvertrag geregelt und wird oft nach Quadratmetern oder Personen im Haushalt berechnet.

Wenn die Abrechnung grundlegende Fehler enthält, beispielsweise wenn sie die Mindestanforderungen nicht erfüllt, ist sie insgesamt unwirksam und der Mieter muss sie nicht bezahlen. Sollte es inhaltliche Fehler zu einzelnen Positionen geben, dann muss der Mieter diese ebenfalls nicht bezahlen.

Betriebskostenabrechnung Vermieter: Fehler

11. In welchem Rahmen können die Nebenkosten erhöht werden?

Fallen die Betriebskosten höher aus als die monatlich geleisteten Vorauszahlungen des Mieters, dürfen Vermieter die Vorauszahlung erhöhen. Der neue Betrag muss sich jedoch an der letzten Betriebskostenabrechnung orientieren. In der monatlichen Betriebskostenvorauszahlung darf dann in der Regel ein Zwölftel der Nebenkostennachzahlung zusätzlich in Rechnung gestellt werden. Um hohen Nachforderungen von Anfang an aus dem Weg zu gehen, sollten die Betriebskosten im Mietvertrag korrekt aufgelistet und realistisch kalkuliert sein. Im lokalen Betriebskostenspiegel, der von verschiedenen Vereinen angeboten wird, können Vermieter und Mieter die ausgewiesenen Kosten vergleichen.

12. Wie werden Nebenkosten bei Gewerberäumen abgerechnet?

Gewerbemieter unterliegen nicht dem gleichen Schutz bei der Umlage der Betriebskosten wie Mieter von privatem Wohnraum. Gewerbliche Mieter werden vom Gesetzgeber nicht als schwächere Partei gesehen, stattdessen gelten beide Parteien als Kaufleute. Die Verteilung der Nebenkosten für Gewerbeflächen wird im Mietvertrag geregelt, so auch die vereinbarten Vorauszahlungen. Die Abrechnungsfrist ist die gleiche wie bei Wohnräumen. Üblicherweise wird der Umlageschlüssel „Mietfläche im Verhältnis zur Gesamtfläche des Gewerbeobjektes“ verwendet. Anders sieht es aus, wenn die Gewerbefläche in einer gemischt genutzten Immobilie liegt, beispielsweise wenn sich im Erdgeschoss eines Wohnhauses ein Restaurant befindet. Hierbei darf die Kostenverteilung nicht zu Lasten der Wohnraummieter ausfallen.

Matthias Klauser rät:

"Wenn sich im Wohnhaus Gewerbebetriebe befinden und höhere Kosten für Müllentsorgung oder Beheizung anfallen, sollten Sie auf einen angemessenen Umlageschlüssel achten. Dieser sollte sich nicht nur an der Fläche orientieren."

Alle Tipps für Vermieter auf einen Blick

  • Tipp 1: Achten Sie auf die formale Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung
    Um einen Zahlungsanspruch aus der Betriebskostenabrechnung erheben zu können, muss diese den Mindestvoraussetzungen entsprechen und formal korrekt sein. Dabei sind Sie verpflichtet, die folgenden Angaben in der Nebenkostenabrechnung aufzuführen: Abrechnungsperiode, Angabe und Erklärung des verwendeten Verteilerschlüssels, Aufstellung der Gesamtkosten, Berechnung des Anteils des Mieters sowie die Verrechnung der Vorauszahlung und die Summe der Rück- bzw. Nachzahlung.

  • Tipp 2: Beachten Sie die Abrechnungsfrist
    Sie müssen die Nebenkostenabrechnung bis spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraums Ihren Mietern zukommen lassen.

  • Tipp 3: Verwenden Sie den korrekten Abrechnungszeitraum
    Der Abrechnungszeitraum für eine Betriebskostenabrechnung beträgt immer zwölf Monate.

  • Tipp 4: Berechnen Sie nur umlagefähige Kosten
    Grundsätzlich dürfen Sie regelmäßige und fortlaufend entstehende Kostenpositionen auf Ihre Mieter umlegen. Die Umlage der Betriebskosten muss jedoch vertraglich mit dem Mieter vereinbart werden. Dabei muss auch aufgeführt werden, welche Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden. Die Kosten für Leerstand, Verwaltung sowie Instandhaltung und Instandsetzung zählen nicht zu den umlagefähigen Kosten.

  • Tipp 5: Wählen Sie den richtigen Verteilerschlüssel aus
    Zugelassen sind vier verschiedene Verteilerschlüssel: Nach Verbrauch, Anzahl der Personen, Wohneinheit oder Anteil der Wohnfläche. Je nachdem welche Kosten sie abrechnen, sind unterschiedliche Umlageschlüssel sinnvoll und fair.

  • Tipp 6: So können Sie die Heizkosten berechnen
    Heizkosten müssen per Gesetz nach Verbrauch abgerechnet werden, genauso wie Warmwasser, sofern es zentral erhitzt wird.

  • Tipp 7: Vermeiden Sie Fehler bei der Abrechnung
    Eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung ist unwirksam und muss vom Mieter nicht gezahlt werden. Prüfen Sie daher Ihre Angaben und Kostenpositionen auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Ziehen Sie gegebenenfalls zum Vergleich einen lokalen Betriebskostenspiegel heran.

Betriebskostenabrechnung Vermieter: Check

Fazit

Damit den Mieter keine bösen Überraschungen nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung erwarten, sollte er sich ausreichend über die Regelungen im Mietvertrag und der Betriebskostenverordnung informieren und gegebenenfalls um Erläuterung bitten. Bei Fehlern in der Abrechnung können so angemessene Maßnahmen eingeleitet werden. Für Vermieter ist es wichtig, die Fristen und formalen Anforderungen der Betriebskostenabrechnung einzuhalten. In jedem Fall sollten beide Parteien die Abrechnung genauestens prüfen.

Worauf Mieter bei der Betriebskostenabrechnung achten sollten, erfahren Sie in einem separaten Artikel.

Auch interessant für Eigentümer: Informationen zum Bestellerprinzip.


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