Betriebskostenabrechnung erstellen: 5 Tipps für Vermieter

Einmal im Jahr müssen Sie als Vermieter eine Betriebskostenabrechnung erstellen. Dabei gibt es bestimmte Mindestanforderungen zu beachten, um Fehler zu vermeiden. Gerade Vermieter von kleineren Immobilien, die diese selbst verwalten, können dabei vor einige Herausforderungen gestellt werden. Was Sie beachten müssen, um die Betriebskostenabrechnung rechtssicher und ordnungsgemäß zu erstellen, erfahren Sie hier in unseren Tipps.

Betriebskostenabrechnung: Vermieter erstellt die Abrechnung

Tipp 1: Abrechnungs-Frist beachten

Für eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung müssen Sie dem Mieter die Abrechnung bis spätestens ein Jahr nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes zukommen lassen. Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2018 muss der Mieter die Nebenkostenabrechnung spätestens am 31. Dezember 2019 erhalten haben.

Bei Versäumung dieser Frist durch den Vermieter kann dieser keine Nachforderungen stellen. Umgekehrt bleibt bei verspäteter Abrechnung das Anrecht des Mieters auf ein entstandenes Guthaben bestehen. Das Guthaben muss der Vermieter somit trotzdem auszahlen. Andererseits ist der Mieter dem Vermieter gegenüber verpflichtet, die Abrechnung binnen eines Monats zu bezahlen.

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Die Ein-Jahres-Frist für den Vermieter, um die Betriebskostenabrechnung zu erstellen, gilt auch, wenn der Mieter in der Zwischenzeit ausgezogen ist. Der Mieter hat kein Anrecht, vom Vermieter zu verlangen, die Abrechnung früher zu erhalten.

Tipp 2: Der korrekte Abrechnungszeitraum

Neben der Abrechnungsfrist ist der Abrechnungszeitraum eine weitere wichtige Zeitspanne, die Sie als Vermieter beachten müssen, wenn Sie die Nebenkostenabrechnung erstellen. Die Betriebskosten dürfen grundsätzlich über einen Zeitraum von maximal 12 Monaten abgerechnet werden. Dabei spielt es jedoch keine Rolle, ob der Rechnungszeitraum von Januar bis Dezember (Regelfall) geht oder beispielsweise vom 30. Juni bis 1. Juli, solange 12 Monate nicht überschritten werden.
Wird dieser Abrechnungszeitraum vom Vermieter überschritten, gilt die Abrechnung als nicht ordnungsgemäß erstellt. Dieser formelle Fehler hätte wiederum die Folge, dass der Mieter eine mögliche Nachzahlung nicht tragen muss.

Tipp 3: Betriebskostenabrechnung aufschlüsseln

Als Vermieter sind Sie verpflichtet, die Betriebskosten genau zu benennen und die Berechnung aufzuschlüsseln und zu erklären. Alle abgerechneten Positionen müssen dabei aufgeführt sein, um die Abrechnung für den Mieter nachvollziehbar und prüffähig zu machen. Dies ist maßgeblich, um die Betriebskostenabrechnung formell ordnungsgemäß zu erstellen. Positionen dürfen ohne genauere Erklärung beispielsweise nicht als „sonstige Betriebskosten“ abgerechnet werden. Um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, schlüsseln Sie die Betriebskosten am besten nach den Ziffern des Betriebskostenkatalogs in § 2 der Betriebskostenverordnung auf.

Der richtige Verteilerschlüssel

Ein häufiger Streitpunkt zwischen Mieter und Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung ist der Verteilerschlüssel (Umlageschlüssel), der bestimmt, wie die angefallenen Betriebskosten auf den einzelnen Mieter verteilt werden. Als Vermieter haben Sie grundsätzlich vier Möglichkeiten, die Nebenkosten auf die Mieter umzulegen. Dabei kann entweder nach Wohnfläche, Verbrauch, Wohneinheit oder Personenzahl gerechnet werden. Als Vermieter können Sie sich zu Beginn des Mietverhältnisses für eine Variante entscheiden, in manchen Fällen bestimmt allerdings die Betriebskostenart, welcher Verteilerschlüssel verwendet werden muss. Wird vom Vermieter kein Verteilerschlüssel festgelegt, muss dieser die Nebenkosten nach Quadratmetern umlegen.

In Bezug auf die Heizkosten ist geregelt, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach Verbrauch verteilt werden müssen. Die übrigen 30 bis 50 Prozent der Heizkosten werden verbrauchsunabhängig verteilt, meistens nach Quadratmetern. Bei älteren Immobilien muss der Verbrauch mit 70 Prozent berücksichtigt werden. Die anderen sogenannten „kalten“ Betriebskosten (Grundsteuer, Hausmeister etc.) können entweder nach Quadratmetern oder Personenzahl verteilt werden. Wasser- und Abwasserkosten können nur dann verbrauchsabhängig verteilt werden, wenn alle Wohnungen über Wasseruhren verfügen.

Tipp 4: Umlagefähige vs. nicht umlagefähige Kosten

Viele Kosten können Sie als Vermieter auf Ihre Mieter umlegen, allerdings gibt es auch Kosten, die der Eigentümer tragen muss. Welche Kosten, die bei einem Mietverhältnis anfallen, abrechenbar sind und welche nicht, ist im Paragraph zwei der Betriebskostenverordnung (BetrKV) festgelegt.

Grundsätzlich können Sie nur Betriebskosten auf die Mieter umlegen, wenn diese im Mietvertrag festgehalten wurden. Dabei müssen Sie im Mietvertrag nicht alle Posten nennen. Unter „Betriebskosten“ fallen alle gängigen umlagefähigen Betriebskosten nach dem Katalog der Betriebskostenverordnung. Mit dieser allgemeinen Formulierung können Sie sich als Vermieter für zukünftige Ausgaben (z. B. Einstellung eines Hausmeisters) absichern.

Wie sind Betriebskosten definiert?


In § 556 I 2 BGB werden Betriebskosten definiert als Kosten, die dem Eigentümer fortlaufend entstehen. Als Vermieter müssen Sie beachten, dass ausschließlich wiederkehrende Kosten auf den Mieter umgelegt werden können, die von diesem verursacht wurden oder dem Katalog der BetrKV folgen.

Umlagefähige Kosten

Zu den umlegbaren Kosten zählen:

  • Grundsteuer

  • Versicherungen

  • Gebäudereinigung und Gartenpflege

  • Müllentsorgung

  • Gemeinsam genutzte Gebäudeteile

  • Warme Betriebskosten (Heizung, Warmwasser)

  • Weitere Nebenkosten (z. B. Rauchmelderwartung, Abwassergebühr, Kabelanschluss)

Nicht umlagefähige Kosten

Folgende Kosten können Sie nicht auf Ihre Mieter umlegen:

  • Leerstand
  • Verwaltungskosten
  • Instandhaltung und Instandsetzung (Reparaturkosten)
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Reparaturen, die vom Hausmeister erledigt werden, müssen ebenfalls von den Kosten für den Hausmeister abgezogen werden, da diese nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen.

Tipp 5: Formale Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung

Damit die Nebenkostenabrechnung formal richtig ist, gilt es einige Mindestvoraussetzungen zu beachten:

Checkliste für Vermieter

  • Angabe des Bewilligungszeitraums

  • Zusammenstellung der Gesamtkosten

  • Angabe und Erklärung des verwendeten Verteilerschlüssels

  • Kostenanteil des Mieters

  • Abzug der vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen

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Inhaltliche Fehler in der Nebenkostenabrechnung sorgen nicht für ein Auslaufen der Abrechnungsfrist. Korrekturen können auch nachträglich vorgenommen werden, solange sie nicht zu Lasten des Mieters fallen. Haben Sie als Vermieter jedoch etwas vergessen oder zu Ihrem eigenen Nachteil falsch berechnet, können Sie keine Nachzahlung vom Mieter verlangen.

Wenn Sie eine einfache Möglichkeit suchen, Ihre Betriebskostenabrechnung formrichtig und ordnungsgemäß zu erstellen, können Sie hier unsere kostenlose Muster-Vorlage für die Betriebskostenabrechnung herunterladen.

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Weitere Informationen über Neuerungen in der Rechtsprechung zur Betriebskostenabrechnung finden Sie ebenfalls hier im Ratgeber. Worauf Mieter bei der Betriebskostenabrechnung achten sollten, erfahren Sie in einem seperaten Artikel.


Bildquelle: iStock.com/aphrodite74


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