Die Instandhaltungsrücklage – Der Notgroschen für Reparaturen

Eigentum verpflichtet – das gilt natürlich auch für Wohnungseigentum. Um für zukünftige Ausgaben am Gemeinschaftseigentum vorzusorgen, müssen Eigentümer die sogenannte Instandhaltungsrücklage zahlen. Doch wie hoch sollte sie sein und wofür darf sie eigentlich verwendet werden? Lesen Sie hier alles Wichtige zur Instandhaltungsrücklage für Eigentümer.

Was ist die Instandhaltungsrücklage?

Wer eine Eigentumswohnung besitzt, ist automatisch Mitglied einer Eigentümergemeinschaft und hat somit Anteil am Gemeinschaftseigentum. Dieses müssen die Wohnungseigentümer gemeinsam instand halten, indem sie sich die Kosten dafür teilen. Um für eventuell in der Zukunft anstehende Instandsetzungsmaßnahmen finanziell vorzusorgen, müssen alle Miteigentümer eine monatliche Instandhaltungsrücklage (auch Instandhaltungsrückstellung, Reparatur- oder Erneuerungsfonds genannt) als Bestandteil vom Hausgeld zahlen.

Somit dient die Instandhaltungsrücklage der langfristigen Erhaltung und letztendlich auch dem Werterhalt der Immobilie. Sie bildet einen finanziellen Puffer, der einspringt, wenn durch erneuernde Maßnahmen hohe Ausgaben anfallen.

Wofür wird die Instandhaltungsrücklage verwendet?

Da die Instandhaltungsrücklage zweckgebunden ist, darf sie nur dafür verwendet werden, das Gemeinschaftseigentum instand zu halten beziehungsweise nach einem Schaden wieder instand zu setzen. Dazu zählt beispielsweise die Erneuerung einer veralteten Heizungsanlage oder Dachreparaturen. Für andere Zwecke, wie beispielsweise die Heizölrechnung oder Gebäudeversicherung zu bezahlen, darf die Instandhaltungsrückstellung nicht verwendet werden.

Wie genau die Rücklage bei Renovierungsarbeiten eingesetzt werden soll, können die Eigentümer unter sich entscheiden. Eine notwendige Instandsetzung kann vollständig, teilweise oder überhaupt nicht aus der Instandhaltungsrücklage bezahlt werden. Wird für eine Instandsetzung jedoch nur teilweise oder gar nicht auf die Rücklage zurückgegriffen, müssen die entstehenden Kosten über eine sogenannte Sonderumlage finanziert werden. Dies kann sich beispielsweise lohnen, wenn kleinere oder kostengünstige Reparaturen anfallen und die Instandhaltungsrücklage lieber als Reserve für Notfälle zurückgehalten werden soll.

Info

Sonderumlage

Als Sonderumlage wird ein einmalig zu zahlender Geldbetrag bezeichnet, der in der Regel anfällt, wenn die Instandhaltungsrücklage für eine Reparatur nicht ausreicht oder nicht verwendet werden soll. Ob und in welcher Höhe eine Sonderumlage nötig ist, entscheidet die Eigentümergemeinschaft per Mehrheit in der Eigentümerversammlung.

Ist die Instandhaltungsrücklage gesetzlich verpflichtend?

Grundsätzlich besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Instandhaltungsrücklage. Die Eigentümergemeinschaft kann selbst entscheiden, ob eine solche Rücklage angespart werden soll oder nicht. Die Mehrheit reicht aus, um eine Instandhaltungsrücklage abzulehnen. In der Praxis kommt dies jedoch selten vor, da die Mehrheit der Eigentümer in der Regel darauf besteht eine Reserve für Notfälle anzusparen. Und selbst wenn die Mehrheit der Eigentümergemeinschaft gegen eine Instandhaltungsrückstellung stimmt, reicht schon ein Eigentümer, der für eine Instandhaltungsrücklage ist, um seinen Willen gerichtlich durchzusetzen.

Wie hoch sollte die Instandhaltungsrücklage sein?

Die Höhe des Erneuerungsfonds ist nur für den sozialen Wohnungsbau gesetzlich vorgegeben. Hier richtet sich die Höhe der maximal erlaubten Rücklage pro Quadratmeter nach dem Alter der Immobilie.

Alter des Wohngebäudesmax. €/qm (ohne Aufzug)max. €/qm (mit Aufzug)

bis 21 Jahre

7,10 Euro

8,10 Euro

22 bis 31 Jahre

9,00 Euro

10,00 Euro

ab 32 Jahre

11,50 Euro

12,50 Euro

In allen anderen Fällen entscheidet die Eigentümergemeinschaft, ob und wie viel angespart werden soll. Der Gesetzgeber spricht lediglich von einer angemessenen Instandhaltungsrücklage (§ 21 Abs. 5 Nr. 4 WEG). Wie hoch der Betrag ausfällt, hängt unter anderem von Zustand, Alter, Ausstattung und Reparaturanfälligkeit der Immobilie ab.

Berechnung mit der Petersschen Formel

Neben der Orientierung an den Richtwerten für den sozialen Wohnungsbau, besteht die Möglichkeit, eine angemessene Höhe für die Instandhaltungsrücklage über die Peterssche Formel zu ermitteln. Diese bemisst die Kosten nicht am Alter, sondern an den Herstellungskosten der Immobilie. Zur Berechnung werden die reinen Herstellungskosten des Gebäudes (pro Quadratmeter) mit dem Faktor 1,5 multipliziert und dann durch 80 geteilt. Daraus ergeben sich dann die wahrscheinlichen Instandhaltungskosten, die in den nächsten 80 Jahren pro Quadratmeter anfallen. Für die Instandhaltungsmaßnahmen sollten pro Jahr und Quadratmeter rund 70 Prozent des ausgerechneten Betrags angespart werden.

Rechenbeispiel

Im folgenden Beispiel wird von Herstellungskosten von 1.500 €/m2 ausgegangen. Nach der Petersschen Formel berechnen sich die durchschnittlichen jährlichen Instandhaltungskosten folgendermaßen:

1.500 € x 1,5 / 80 Jahre = 28,13 € pro Jahr

Von diesem Betrag entfallen ca. 65-70 Prozent auf das Gemeinschaftseigentum. Geht man von 70 Prozent aus, ergibt sich folgender Betrag pro Quadratmeter Wohnfläche:

28,13 x 0,70 = 19,69 €

Bei einem Gebäude mit einer Gesamtwohnfläche von 700 Quadratmetern müsste demnach eine jährliche Instandhaltungsrücklage von

19,69 €/m2 x 700 m2 = 13.783 €

gebildet werden.

Problematisch bei der Anwendung dieser Formel kann die Ermittlung der Herstellungskosten sein. Während sie sich bei Neubauten noch recht leicht ausrechnen lassen, können sie für Altbauten in der Regel nur schwer abgeschätzt werden. Das gilt ebenfalls für die Planung von Neubauten, wenn die spätere Belastung durch die Instandhaltungsmaßnahmen vor Baubeginn ermittelt werden soll. Hinzu kommen die regionalen Preisunterschiede.

Natürlich dient auch diese Berechnungsformel nur zur groben Orientierung. Die errechneten Beträge fallen hierbei meist sehr hoch aus. Zwar sind damit so gut wie alle Instandhaltungskosten bezahlbar, allerdings sind auch die monatlichen Kosten für die Eigentümer enorm hoch. In der Praxis sind solche Beträge oft gar nicht durchführbar.

Instandhaltungskosten abschätzen

Es gibt auch Verfahren, um die Instandhaltungskosten abzuschätzen. Laut einer groben Faustformel ist bei Neuanlagen eine jährliche Zuweisung zur Instandhaltungsrücklage von 0,8 bis 1,0 Prozent des Kaufpreises ab Baufertigstellung angemessen.

Kalkulation über den Jahreswirtschaftsplan

Der zuverlässigste Weg, eine angemessene Höhe für die Instandhaltungsrücklage zu berechnen, geht wohl über den Jahreswirtschaftsplan. Dieser wird vom Hausverwalter erstellt. Im Jahreswirtschaftsplan werden alle jährlichen Ausgaben und Einkommen der Eigentümergemeinschaft kalkuliert. Durch diese Kostenplanung weiß man am Ende genau, welcher Betrag bereits angespart ist, welche Reparaturen in Zukunft anstehen und was die Eigentümer überhaupt für die Instandhaltungsrücklage ausgeben können.

Instandhaltungsrücklage zu hoch - Geld zurück?

Wenn sich herausstellt, dass die eingezahlte Instandhaltungsrücklage eigentlich zu hoch angesetzt ist, können Eigentümer eine Senkung des künftigen Betrags fordern, da dann nicht mehr im bisherigen Umfang gespart werden muss. Die Eigentümergemeinschaft kann in der Eigentümerversammlung per Mehrheitsbeschluss über die neue Höhe der Instandhaltungsrücklage entscheiden.

Allerdings gibt es für den zu viel gezahlten Betrag keinen rechtlichen Anspruch auf eine Auszahlung. Alternativ wird von der Eigentümergemeinschaft dann oftmals eine Schönheitsreparatur beschlossen, wie beispielsweise das Treppenhaus zu streichen.

Instandhaltungsrücklage zu niedrig – Vorsicht vor der Kostenfalle!

Wenn die monatlichen Kosten für die Instandhaltungsrücklage niedrig sind, ist die Freude bei Eigentümer oder Kaufinteressenten erst einmal groß. Allerdings tappt man auf diese Weise leicht in eine Kostenfalle. Denn bei einer zu niedrigen Instandhaltungsrücklage wird über die Jahre auch nur ein kleiner Geldbetrag angespart. Im Falle einer aufwendigen oder unvorhergesehenen Instandsetzung, wie einer Dachreparatur, reicht dann die Rücklage oft nicht aus. In diesem Fall bleibt der Eigentümergemeinschaft dann nichts anderes übrig, als eine Sonderumlage zu beschließen. Damit wird für jeden Eigentümer von jetzt auf gleich ein hoher Geldbetrag fällig, der in extremen Fällen sogar mehrere tausend Euro betragen kann. Dabei wird jeder Eigentümer zur Kasse gebeten, Ausnahmen gibt es nicht. Zwar besteht grundsätzlich die Möglichkeit, eine Ratenzahlung mit der Eigentümergemeinschaft zu vereinbaren. Lässt sich diese allerdings nicht darauf ein, wäre der Wohnungsverkauf die einzige Option. Einen Kredit bei der Beteiligung an der Sonderumlage aufzunehmen gestaltet sich in der Regel schwierig.

Damit es gar nicht erst dazu kommt, sollte die Instandhaltungsrücklage einem angemessenen Betrag entsprechen. Denn nur so kann sie ihren Zweck erfüllen. Wenn einem Eigentümer auffällt, dass die Instandhaltungsrücklage deutlich zu niedrig angesetzt ist, sollte er bei der nächsten Eigentümerversammlung am besten eine Erhöhung des Betrags fordern.

Wer verwaltet die Instandhaltungsrücklage?

Die Verwaltung der Instandhaltungsrücklage ist Aufgabe des Hausverwalters. Die Eigentümergemeinschaft entscheidet zwar per Abstimmung, ob und in welcher Höhe eine Instandhaltungsrücklage angespart werden soll. In der Regel schlägt der Verwalter jedoch mithilfe eines Jahreswirtschaftsplans eine angemessene Höhe vor und hat ein Auge darauf, dass die Beschlüsse der Eigentümerversammlung ordnungsgemäß durchgeführt werden und alle Eigentümer ihren Anteil zahlen. Der Verwalter legt die Instandhaltungsrücklage auf einem gesonderten Konto der Eigentümergemeinschaft an und sorgt dafür, dass die Gemeinschaft bei Bedarf kurzfristig auf das Geld zugreifen kann. Im Übrigen ist ein Hausverwalter für jede Wohnungseigentümergemeinschaft verpflichtend (§ 20 WEG). Ob einer der Eigentümer oder ein Dienstleister diese Aufgabe übernimmt, entscheidet die Eigentümergemeinschaft selbst.

Sind die Instandhaltungskosten umlagefähig?

Eigentümer von Eigentumswohnungen, die ihre Wohnung vermietet haben, möchten für den Mieter oftmals auf die Jahresabrechnung ihres Hausverwalters zurückgreifen. Das Problem dabei ist, dass in der Jahresabrechnung natürlich die Kostenposition der Instandhaltungsrücklage enthalten ist. Mieter sind jedoch nicht verpflichtet, diese Kosten zu bezahlen. Gemäß § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) gehören die vom Eigentümer aufgewendeten Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten. Dies gilt sowohl für bauliche Mängel am Mietobjekt, die der Vermieter auf eigene Kosten beseitigen muss, als auch für die Instandhaltungsrücklage, zu der die Wohnungseigentümer untereinander verpflichtet sind.

Will der Vermieter also die ihm von seinem Hausverwalter übergebene Jahresabrechnung für seinen Mieter verwenden, muss die Abrechnung um die Kosten der Instandhaltungsrücklage sowie der Instandsetzung oder Instandhaltung im Allgemeinen bereinigt werden. Auch nicht geschuldete Beträge seitens des Vermieters dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Wird die Instandhaltungsrücklage beim Wohnungsverkauf erstattet?

Beim Verkauf einer Eigentumswohnung geht die Instandhaltungsrücklage grundsätzlich auf den Käufer über. Der Verkäufer hat also keinen Anspruch auf die Auszahlung seines Anteils an der Instandhaltungsrücklage. Die gezahlte Instandhaltungsrücklage sollte jedoch in die Festlegung des Verkaufspreises miteinbezogen werden.

Steuerliche Besonderheiten

In steuerlicher Hinsicht sind in Bezug auf die Instandhaltungsrücklage folgende Punkte von Bedeutung:

  • Die Grunderwerbsteuer, die der Käufer einer Eigentumswohnung zahlen muss, gilt nicht für den Betrag der Instandhaltungsrücklage.

  • Die Instandhaltungsrücklage kann als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden, wenn die Rücklage tatsächlich für Instandhaltungen eingesetzt wurde.

  • Falls die Instandhaltungsrücklage angelegt wurde, müssen die dadurch erzielten Zinsen versteuert werden.

Tipp für Wohnungskäufer

Die Preisfrage spielt bei der Immobiliensuche natürlich eine wichtige Rolle. Beim Wohnungskauf sollte jedoch nicht nur der Angebotspreis berücksichtigt werden. Auch die in Zukunft anfallende Instandhaltungsrücklage sollte finanziell einkalkuliert werden. Wer eine Eigentumswohnung kaufen möchte, übernimmt die Instandhaltungsrücklage vom vorherigen Eigentümer. Meist wird der Betrag beim Kaufpreis der Wohnung miteingerechnet. Um beim Kauf der Eigentumswohnung auf Nummer sicher zu gehen, empfiehlt es sich, sich genau über den aktuellen Zustand des Gebäudes sowie in Zukunft anstehende Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen zu informieren. Dazu kann Einsicht in den Jahreswirtschaftsplan oder in die Protokolle der Eigentümerversammlungen genommen werden.