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Die Instandhaltungsrücklage – Der Spargroschen für Reparaturen

Letztes Update: 09.06.2021

Die Instandhaltungsrücklage ist eine Rückstellung einer angemessenen Geldsumme durch Wohnungseigentümer, die der Instandhaltung und Reparatur von Gemeinschaftseigentum dient.

Um für zukünftige Ausgaben am Gemeinschaftseigentum vorzusorgen - beispielsweise größere anfallende Kosten zur Instandsetzung des Gebäudes, aber auch für unvorhersehbare Reparaturkosten - müssen Eigentümer die sogenannte Instandhaltungsrücklage zahlen. Sie wird vom Hausverwalter des Mehrfamilienhauses verwaltet und auf einem separaten Konto geführt. Doch wie hoch sollte die Instandhaltungsrücklage sein und wofür darf sie eigentlich verwendet werden? Lesen Sie in diesem Artikel alles Wichtige zu diesem Thema.

Wichtige Fragen vorab:

Wie hoch sollten die Rücklagen bei Eigentumswohnungen sein?

Es lässt sich kein pauschaler Betrag für die Höhe der Instandhaltungsrücklage festsetzen. Grundsätzlich sollte die Instandhaltungsrücklage einem angemessenen Betrag entsprechen. Dieser hängt unter anderem von Zustand, Alter, Ausstattung und Reparaturanfälligkeit der Immobilie ab.

Ist die Instandhaltungsrücklage im Kaufpreis enthalten?

Beim Immobilienverkauf wird die bereits gezahlte Instandhaltungsrücklage vom neuen Eigentümer übernommen. Daher wird der Betrag der gezahlten Instandhaltungsrücklage häufig in die Festlegung des Verkaufspreises miteinbezogen.

Ist die Instandhaltungsrücklage steuerlich absetzbar?

Die Instandhaltungsrücklage kann als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden, wenn die Rücklage tatsächlich für Instandhaltungen eingesetzt wurde.

1. Was ist die Instandhaltungsrücklage?

Wer eine Eigentumswohnung in einem Mehrparteienhaus besitzt, ist automatisch Mitglied in einer Eigentümergemeinschaft und mitverantwortlich für das Gemeinschaftseigentum. Dem Eigentümer gehört nämlich nicht nur seine eigene Wohnung, sondern auch der Allgemeinbesitz, welcher von allen Eigentümern einheitlich genutzt wird, wie das Grundstück, auf dem das Gebäude steht und auch die Einrichtungen im Wohnhaus. Dieses müssen die Wohnungseigentümer auch gemeinsam instand halten, indem sie sich die Kosten dafür teilen. Um für eventuelle, in der Zukunft anstehende Instandsetzungsmaßnahmen finanziell vorzusorgen, müssen alle Miteigentümer eine monatliche Instandhaltungsrücklage (auch Instandhaltungsrückstellung, Reparatur- oder Erneuerungsfonds genannt) als Bestandteil des Hausgeldes zahlen.

Somit dient die Instandhaltungsrücklage der langfristigen Erhaltung und letztendlich auch dem Werterhalt der Immobilie. Sie bildet einen finanziellen Puffer, auf den zurückgegriffen wird, wenn durch notwendige erneuernde Maßnahmen hohe Ausgaben anfallen.

Instandhaltungsrücklage

1.1 Wofür wird die Instandhaltungsrücklage verwendet?

Da die Instandhaltungsrücklage zweckgebunden ist, darf sie nur dafür verwendet werden, das Gemeinschaftseigentum instand zu halten beziehungsweise nach einem Schaden wieder instand zu setzen. Zu Maßnahmen, die über die Instandhaltungsrücklage finanziert werden, gehören etwa die Erneuerung einer veralteten Heizungsanlage oder auch Dachreparaturen. Für andere Zwecke, wie beispielsweise die Heizölrechnung oder um die Gebäudeversicherung zu bezahlen, darf die Instandhaltungsrückstellung nicht verwendet werden.

Wie genau die Rücklage bei Renovierungsarbeiten eingesetzt werden soll, können die Eigentümer miteinander vereinbaren. Eine notwendige Instandsetzung kann vollständig, teilweise oder überhaupt nicht aus der Instandhaltungsrücklage bezahlt werden. Wird für eine Instandsetzung jedoch nur teilweise oder gar nicht auf die Rücklage zurückgegriffen, müssen die entstehenden Kosten über eine sogenannte Sonderumlage finanziert werden. Dies kann sich beispielsweise lohnen, wenn kleinere oder kostengünstige Reparaturen anfallen und die Instandhaltungsrücklage lieber als Reserve für Notfälle zurückgehalten werden soll.

Sonderumlage

Als Sonderumlage wird ein einmalig zu zahlender Geldbetrag bezeichnet, der in der Regel anfällt, wenn die Instandhaltungsrücklage für eine Reparatur nicht ausreicht oder nicht verwendet werden soll. Ob und in welcher Höhe eine Sonderumlage nötig ist, entscheidet die Eigentümergemeinschaft per Mehrheit in der Eigentümerversammlung.

2. Ist die Instandhaltungsrücklage gesetzlich verpflichtend?

Grundsätzlich besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Bildung einer Instandhaltungsrücklage. Die Wohnungseigentümergemeinschaft kann selbst entscheiden, ob eine solche Rücklage angespart werden soll oder nicht. Wenn die Mehrheit der Eigentümergemeinschaft gegen eine Instandhaltungsrücklage stimmt, dann braucht aus rechtlicher Sicht keine angespart zu werden. In der Praxis kommt dies jedoch selten vor, da die Mehrheit der Eigentümer in der Regel darauf besteht, eine Reserve für Notfälle anzusparen. Allerdings hat jeder einzelne Wohnungseigentümer einen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Verwaltung, die er notfalls laut § 21 Abs. 4 WEG gerichtlich durchsetzen kann. Dazu gehört auch der Anspruch auf die Ansparung einer angemessenen Instandhaltungsrücklage. Lehnt ein Großteil der Eigentümer die Ansparung einer Rücklage ab, könnte jeder einzelne Eigentümer die Ansparung einer angemessenen Instandhaltungsrücklage dennoch einklagen.

3. Wie hoch sollte die Instandhaltungsrücklage sein?

Die Höhe des Erneuerungsfonds ist nur für den sozialen Wohnungsbau gesetzlich vorgegeben. Hier richtet sich die Höhe der maximal erlaubten Rücklage pro Quadratmeter nach dem Alter der Immobilie.

Alter des Wohngebäudesmax. €/qm (ohne Aufzug)max. €/qm (mit Aufzug)
bis 21 Jahre7,10 Euro8,10 Euro
22 bis 31 Jahre9,00 Euro10,00 Euro
ab 32 Jahre11,50 Euro12,50 Euro

In allen anderen Fällen entscheidet die Eigentümergemeinschaft, ob und wie viel angespart werden soll. Der Gesetzgeber spricht lediglich von einer angemessenen Instandhaltungsrücklage (§ 21 Abs. 5 Nr. 4 WEG). Wie hoch der Betrag ausfällt, hängt unter anderem vom Zustand, dem Alter, der Ausstattung und der Reparaturanfälligkeit der Immobilie ab.

Höhe der Instandhaltungsrücklage

3.1 Wie berechne ich die Instandhaltungsrücklage mit der Petersschen Formel?

Neben der Orientierung an den Richtwerten für den sozialen Wohnungsbau besteht die Möglichkeit, eine angemessene Höhe für die Instandhaltungsrücklage über die Peterssche Formel zu ermitteln. Diese bemisst die Kosten nicht am Alter, sondern an den Herstellungskosten der Immobilie. Zur Berechnung werden die reinen Herstellungskosten des Gebäudes (pro Quadratmeter) mit dem Faktor 1,5 multipliziert und dann durch 80 geteilt. Daraus ergeben sich dann die wahrscheinlichen Instandhaltungskosten, die in den nächsten 80 Jahren pro Quadratmeter anfallen. Für die Instandhaltungsmaßnahmen sollten pro Jahr und Quadratmeter rund 70 Prozent des ausgerechneten Betrages angespart werden.

Rechenbeispiel: Berechnung der Instandhaltungsrücklage mit der Petersschen Formel

Im folgenden Beispiel wird von Herstellungskosten von 1.500 Euro pro Quadratmeter ausgegangen. Nach der Petersschen Formel berechnen sich die durchschnittlichen jährlichen Instandhaltungskosten folgendermaßen:
1.500 € x 1,5 / 80 Jahre = 28,13 € pro Jahr
Von diesem Betrag entfallen ca. 65-70 Prozent auf das Gemeinschaftseigentum. Geht man von 70 Prozent aus, ergibt sich folgender Betrag pro Quadratmeter Wohnfläche:

28,13 x 0,70 = 19,69 €

Bei einem Gebäude mit einer Gesamtwohnfläche von 700 Quadratmetern müsste demnach eine jährliche Instandhaltungsrücklage von

19,69 €/m2 x 700 m2 = 13.783 €

gebildet werden.

Problematisch bei der Anwendung dieser Formel kann die Ermittlung der Herstellungskosten sein. Während diese sich bei Neubauten noch recht leicht ausrechnen lassen, können sie für Altbauten in der Regel nur schwer abgeschätzt werden. Das gilt ebenfalls für die Planung von Neubauten, wenn die spätere Belastung durch die Instandhaltungsmaßnahmen vor Baubeginn ermittelt werden soll. Hinzu kommen die regionalen Preisunterschiede.

Natürlich dient auch diese Berechnungsformel nur der groben Orientierung. Die errechneten Beträge fallen hierbei meist sehr hoch aus. Zwar sind damit so gut wie alle Instandhaltungskosten bezahlbar, allerdings sind auch die monatlichen Kosten für die Eigentümer enorm hoch. In der Praxis sind solche Beträge oft gar nicht umsetzbar.

3.2 Wie kann ich die Instandhaltungskosten abschätzen?

Die Instandhaltungskosten können auch einfach abgeschätzt werden. Laut einer groben Faustformel ist bei Neuanlagen eine jährliche Zuweisung zur Instandhaltungsrücklage von 0,8 bis 1,0 Prozent des Kaufpreises ab Baufertigstellung angemessen.

3.3 Wie kann ich die Instandhaltungskosten über den Jahreswirtschaftsplan kalkulieren?

Der zuverlässigste Weg, eine angemessene Höhe für die Instandhaltungsrücklage zu berechnen, führt wohl über den Jahreswirtschaftsplan. Dieser wird vom Hausverwalter erstellt. Im Jahreswirtschaftsplan werden alle jährlichen Ausgaben und Einnahmen der Eigentümergemeinschaft kalkuliert. Durch diese Kostenplanung weiß man am Ende genau, welcher Betrag bereits angespart ist, welche Reparaturen in Zukunft anstehen und was die Eigentümer überhaupt für die Instandhaltungsrücklage ausgeben können.

4. Was geschieht wenn die Instandhaltungsrücklage zu hoch ist?

Instandhaltungsrücklage zu hoch

Wenn sich herausstellt, dass die eingezahlte Instandhaltungsrücklage eigentlich zu hoch angesetzt ist, können Eigentümer eine Senkung des künftigen Betrags fordern, da dann nicht mehr im bisherigen Umfang gespart werden muss. Die Eigentümergemeinschaft kann in der Eigentümerversammlung per Mehrheitsbeschluss über die neue Höhe der Instandhaltungsrücklage entscheiden.

Allerdings gibt es für den zu viel gezahlten Betrag keinen rechtlichen Anspruch auf eine Auszahlung. Als Alternative kann jedoch ein Teil der angesparten Rücklagen auf einem zinsgünstigen Festgeldkonto angelegt werden. Die daraus resultierenden Zinsen werden im Festgeldkonto gutgeschrieben und erhöhen so die vorhandenen Rücklagen. Allerdings müssen die erhaltenen Zinsen versteuert werden. Als weiterer Nachteil kommt hinzu, dass während der Laufzeit des Festgeldkontos nicht auf das Geld zugegriffen werden kann. Die Anlageform kann also nur als Alternative gewählt werden, wenn der übrige Teil der Instandhaltungsrücklage ausreicht, um im Notfall eine teure Reparatur bezahlen zu können.

5. Was geschieht wenn die Instandhaltungsrücklage zu niedrig ist?

Wenn die monatlichen Kosten für die Instandhaltungsrücklage niedrig sind, ist die Freude bei Eigentümern oder Kaufinteressenten erst einmal groß. Allerdings tappt man auf diese Weise leicht in eine Kostenfalle. Denn bei einer zu niedrigen Instandhaltungsrücklage wird über die Jahre auch nur ein kleiner Geldbetrag angespart. Im Falle einer aufwendigen oder unvorhergesehenen Instandsetzung, wie einer Dachreparatur, reicht dann die Rücklage oft nicht aus. In diesem Fall bleibt der Eigentümergemeinschaft nichts anderes übrig, als eine Sonderumlage zu beschließen. Damit wird für jeden Eigentümer von jetzt auf gleich ein hoher Geldbetrag fällig, der in extremen Fällen sogar mehrere tausend Euro betragen kann. Dabei wird jeder Eigentümer zur Kasse gebeten, Ausnahmen gibt es nicht. Zwar besteht grundsätzlich die Möglichkeit, eine Ratenzahlung mit der Eigentümergemeinschaft zu vereinbaren. Lässt sich diese allerdings nicht darauf ein, wäre der Wohnungsverkauf die einzige Option. Die Aufnahme eines Kredits für die Beteiligung an der Sonderumlage ist in der Regel schwierig.

Instandhaltungsrücklage zu niedrig

Damit es gar nicht erst dazu kommt, sollte die Instandhaltungsrücklage einem angemessenen Betrag entsprechen. Denn nur so kann sie ihren Zweck erfüllen. Wenn einem Eigentümer auffällt, dass die Instandhaltungsrücklage deutlich zu niedrig angesetzt ist, sollte er bei der nächsten Eigentümerversammlung am besten eine Erhöhung des Betrags fordern.

6. Wer verwaltet die Instandhaltungsrücklage?

Die Verwaltung der Instandhaltungsrücklage ist Aufgabe des Hausverwalters. Die Eigentümergemeinschaft entscheidet per Abstimmung, ob und in welcher Höhe eine Instandhaltungsrücklage angespart werden soll. In der Regel schlägt jedoch der Verwalter mithilfe eines Jahreswirtschaftsplans eine angemessene Höhe vor und hat ein Auge darauf, dass die Beschlüsse der Eigentümerversammlung ordnungsgemäß durchgeführt werden und alle Eigentümer ihren Anteil zahlen. Der Verwalter legt die Instandhaltungsrücklage auf einem gesonderten Konto der Eigentümergemeinschaft an und sorgt dafür, dass die Gemeinschaft bei Bedarf kurzfristig auf das Geld zugreifen kann. Im Übrigen ist ein Hausverwalter für jede Wohnungseigentümergemeinschaft verpflichtend (§ 20 WEG). Ob einer der Eigentümer oder ein Dienstleister diese Aufgabe übernimmt, entscheidet die Eigentümergemeinschaft selbst.

Verwaltung der Instandhaltungsrücklage

7. Können die Instandhaltungsrücklagen auf den Mieter umgelegt werden?

Besitzer von Eigentumswohnungen, die ihre Wohnung vermietet haben, möchten den Mieter oftmals an den Kosten der Jahresabrechnung ihres Hausverwalters beteiligen. Das Problem dabei ist, dass in der Jahresabrechnung natürlich die Kostenposition der Instandhaltungsrücklage enthalten ist. Mieter sind jedoch nicht verpflichtet, diese Kosten zu bezahlen. Gemäß Betriebskostenverordnung (§1 BetrKV) gehören die vom Eigentümer aufgewendeten Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten. Dies gilt sowohl für bauliche Mängel am Mietobjekt, die der Vermieter auf eigene Kosten beseitigen muss, als auch für die Instandhaltungsrücklage, zu der die Wohnungseigentümer untereinander verpflichtet sind.

Will der Vermieter also die ihm von seinem Hausverwalter übergebene Jahresabrechnung für seinen Mieter verwenden, muss die Abrechnung um die Kosten der Instandhaltungsrücklage sowie der Instandsetzung oder Instandhaltung im Allgemeinen bereinigt werden. Auch nicht geschuldete Beträge seitens des Vermieters dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden.

8. Wird die Instandhaltungsrücklage beim Wohnungsverkauf erstattet?

Die Instandhaltungsrücklage gehört zum Verwaltungsvermögen und wird beim Verkauf der Wohnung nicht ausgezahlt, sondern an den neuen Eigentümer übergeben. Interessenten sollten beim Wohnungskauf auf den Zustand des Gebäudes achten und darauf, ob genügend Geld in die Instandhaltungsrücklage investiert wurde, um später nicht teuer überrascht zu werden. Der Betrag der Instandhaltungsrücklage wird ebenfalls meist in den Kaufpreis der Wohnung mit einberechnet. Kaufinteressierte sollten zudem nicht nur den reinen Kaufpreis der Wohnung beachten, sondern auch die in Zukunft anfallende Instandhaltungsrücklage berücksichtigen.

Instandhaltungsrücklage bei Wohnungsverkauf

Lesetipp:

Lesen Sie auch in unserem Ratgeber über die Reform des Wohnungseigentumsgesetzes.

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9. Instandhaltungsrücklage: Steuerliche Besonderheiten

In steuerlicher Hinsicht sind in Bezug auf die Instandhaltungsrücklage folgende Punkte von Bedeutung:

  • Die Grunderwerbsteuer, die der Käufer einer Eigentumswohnung zahlen muss, gilt nicht für den Betrag der Instandhaltungsrücklage.

  • Die Instandhaltungsrücklage kann als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden, wenn die Rücklage tatsächlich für Instandhaltungen eingesetzt wurde.

  • Falls die Instandhaltungsrücklage angelegt wurde, müssen die dadurch erzielten Zinsen versteuert werden.

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