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WEG-Abrechnung: Alles, was Sie wissen müssen

Die WEG-Abrechnung ist ein essenzieller Bestandteil der Finanzverwaltung innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft.Eine gut funktionierende Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) basiert auf finanzieller Transparenz und Verantwortlichkeit. Die WEG-Abrechnung soll dies gewährleisten. Dabei sind die Erstellung und Prüfung dieser Abrechnung rechtlich notwendige Pflichten. Mit einem klaren Verständnis der WEG-Abrechnung stellen Sie als Wohnungseigentümer oder Verwalter sicher, dass die finanziellen Ressourcen der Gemeinschaft effektiv und im besten Interesse aller verwaltet werden. Dieser Artikel beleuchtet für Sie die verschiedenen Aspekte der WEG-Abrechnung – von der Struktur bis zur formalen Kontrolle – und informiert Sie darüber, was enthalten sein muss und welche Fristen einzuhalten sind.

Was ist eine WEG-Abrechnung?

Die WEG-Abrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil der Finanzverwaltung innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Sie bietet eine klare, detaillierte Übersicht zu den finanziellen Transaktionen und zum finanziellen Status der Gemeinschaft, indem sie alle Einnahmen und Ausgaben innerhalb eines bestimmten Zeitraums – in der Regel eines Geschäftsjahres – dokumentiert.

Gut zu wissen:

Achtung, Verwechslungsgefahr! Die Abkürzung WEG wird sowohl für die Wohnungseigentümergemeinschaft als auch das Wohnungseigentumsgesetz verwendet.

Die Anfertigung und Prüfung der Jahresabrechnung ist gesetzlich festgehalten und findet ihre rechtliche Basis im Wohnungseigentumsgesetz. Seit dem 1. Dezember 2020 regelt es die WEG-Abrechnung neu. Laut § 29 Absatz 2 Satz 2 WEG sollen der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung vor den entsprechenden Beschlüssen vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden. Dahinter steckt der Anspruch, dass die finanzielle Verwaltung nachvollziehbar für alle Mitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft wird – so können fundiert Entscheidungen getroffen werden bezüglich der finanziellen Planung und Verwaltung der Gemeinschaft.

Prüfung der Jahresabrechnung

Die Prüfung der WEG-Jahresabrechnung ist ein wesentlicher Schritt, um die Transparenz zu schaffen und die Richtigkeit der finanziellen Aufzeichnungen innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft zu garantieren. Diese Prüfung wird für gewöhnlich von den Verwaltungsbeiräten der Gemeinschaft durchgeführt und ist in § 29 Absatz 2 WEG festgeschrieben.

Zuständigkeit der Verwaltungsbeiräte

Gemäß § 29 Absatz 2 Satz 2 WEG sind die Verwaltungsbeiräte dafür verantwortlich, den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung zu prüfen, bevor die entsprechenden Beschlüsse gefasst werden. Sie sollen Stellung nehmen zur Jahresabrechnung, um zu garantieren, dass alle finanziellen Transaktionen korrekt aufgezeichnet und die Mittel der Gemeinschaft ordnungsgemäß verwaltet wurden.

Welche Aufgaben hat der Verwaltungsbeirat der Wohnungseigentümergemeinschaft?

Die Kerntätigkeiten des Verwaltungsbeirats schließen die Assistenz und Überwachung des Verwalters bei der Betreuung des gemeinschaftlichen Besitzes ein. Dies beinhaltet die Überprüfung der Jahresabrechnung, die Beteiligung bei der Erstellung des Wirtschaftsplans sowie die Organisation der Eigentümerversammlung.

Wie sich die Verwaltungsbeiräte finden, ist im Wohnungseigentumsgesetz geregelt.

Prüfung der Buchhaltungsunterlagen und Belege

Die Prüfung umfasst nicht nur die Jahresabrechnung selbst, sondern auch die der zugehörigen Buchhaltungsunterlagen und Belege. Darunter fallen:

  • Buchungslisten, Saldenaufstellungen und Buchungskonten, die die finanziellen Transaktionen der Gemeinschaft dokumentieren

  • Belege der Wohnungseigentümer wie Heizkostenabrechnungen, Kontoauszüge, Buchungsbelege, Schriftverkehr, Quittungen oder Rechnungen, die die Ausgaben und Einnahmen der Gemeinschaft belegen

Die sorgfältige Durchsicht dieser Dokumente stellt sicher, dass alle finanziellen Aktivitäten der Gemeinschaft korrekt aufgezeichnet wurden und die Jahresabrechnung die finanzielle Lage der Gemeinschaft genau und vollständig abbildet. Dadurch können die Verwaltungsbeiräte und die Wohnungseigentümer ein klares Verständnis für die finanzielle Lage ihrer Gemeinschaft erlangen und mögliche finanzielle Unstimmigkeiten oder Ungleichgewichte identifizieren und angehen.

Struktur einer WEG-Abrechnung

Die Struktur der WEG-Abrechnung ist standardisiert und folgt einer klaren Gliederung. Diese dient dazu, die finanzielle Situation der Wohnungseigentümergemeinschaft transparent und nachvollziehbar darzustellen.

Auflistung der Einnahmen und Ausgaben (Gesamtabrechnung)

Keine WEG-Abrechnung ohne Belegprüfung: Die Gesamtabrechnung ist das Herzstück und dokumentiert alle Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft im Abrechnungszeitraum. Sie sollte leicht verständlich und übersichtlich sein – so können die Eigentümer die Veränderungen des Gemeinschaftsvermögens leicht erkennen.

Hinweise zu den Steuern

Die Abrechnung enthält auch wichtige Hinweise zu den steuerlichen Aspekten, die die Gemeinschaft und die Eigentümer betreffen. Dies kann Informationen über die steuerliche Behandlung von Gemeinschaftseinnahmen und -ausgaben sowie über mögliche Steuervorteile umfassen.

Kann die WEG-Abrechnung in der Steuererklärung geltend gemacht werden?

Die WEG-Abrechnung und die Steuererklärung sind miteinander verknüpft, da Eigentümer und Mieter bestimmte Ausgaben rund um ihre Wohnung steuerlich geltend machen können. Die Jahresabrechnung der Wohnungseigentümergemeinschaft ist daher für viele Steuererklärungen ein zentrales Dokument. Die zuständige Hausverwaltung erstellt die Jahresabrechnung für das vergangene Kalenderjahr. Sie enthält alle Einnahmen und Ausgaben der WEG sowie die anteiligen Beträge für die einzelnen Wohneinheiten. Sowohl WEG-Abrechnung als auch Steuererklärung folgen dem Zuflussprinzip beziehungsweise Abflussprinzip: Einnahmen und Ausgaben werden in dem Jahr versteuert, in dem sie zu- beziehungsweise abgeflossen sind.

Wichtig: Die Abrechnung muss nicht zwingend bis zur Abgabefrist der Steuererklärung vorliegen. Kommt es zu Verzögerungen, etwa weil die finale Genehmigung der Eigentümerversammlung noch aussteht, können steuerlich absetzbare Ausgaben dennoch geltend gemacht werden.

So können jährlich anfallende Ausgaben für beispielsweise Hausmeisterdienste, Gartenpflege oder Reinigungskosten, für die in Vorleistung gegangen wurde, bereits im Jahr der Vorauszahlungen steuerlich in Abzug gebracht werden. Einmalige Handwerkerkosten für Reparatur-, Sanierungs- oder Umbaumaßnahmen hingegen können meist erst nach Vorliegen der Jahresabrechnung geltend gemacht werden.

Auflistung von Guthaben oder nicht gedeckten Ausgaben

In diesem Abschnitt der WEG-Abrechnung werden die Guthaben oder nicht gedeckten Ausgaben aufgeführt, jeweils unter Angabe des aktuellen Umlageschlüssels und der Umlage auf die Wohnungseigentümer. Dies verschafft einen klaren Überblick über die finanzielle Position jedes Eigentümers im Verhältnis zur Gemeinschaft.

Optionale Details einer WEG-Abrechnung

Folgende Angaben müssen nicht zwingend in einer WEG-Abrechnung enthalten sein, sind jedoch der vollständigen Übersichtlichkeit halber immer dienlich:

  • Auflistung aller Überschüsse der Wohnungseigentümer: Hier werden eventuelle Überschüsse der Eigentümer aufgelistet.

  • Wirtschaftsbericht: Ein Bericht über bestimmte wirtschaftliche Aspekte wie Versicherungsfälle, Erhaltungsmaßnahmen oder das Hausgeldinkasso kann für die Eigentümer von Interesse sein.

  • Auflistung der Hausgeldschulden einzelner Wohnungseigentümer: Die offenen Hausgeldforderungen werden hier aufgeführt, um die Eigentümer über ihre finanziellen Verpflichtungen zu informieren.

Die Struktur der WEG-Abrechnung trägt maßgeblich bei zu einer umfassenden und klaren Übersicht über die finanzielle Lage der Wohnungseigentümergemeinschaft. Durch die transparente Darstellung aller finanziellen Transaktionen können die Wohnungseigentümer fundierte Entscheidungen treffen und die Verwaltung ihrer Gemeinschaft effektiv überwachen.

Formale Prüfung der Jahresabrechnung

Die formale Prüfung der Jahresabrechnung ist unerlässlich, um zu gewährleisten, dass die Abrechnung korrekt, vollständig und im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben erstellt wurde. In der Regel wird diese Prüfung von den Verwaltungsbeiräten durchgeführt.

Vollständigkeit der Jahresabrechnung

Die Verwaltungsbeiräte gehen der Frage nach, ob die Jahresabrechnung alle erforderlichen Teile enthält. Dazu gehören die Darstellung der Einnahmen und Ausgaben, Hinweise zu den Steuern, Auflistung von Guthaben oder nicht gedeckten Ausgaben sowie gegebenenfalls Informationen zu Überschüssen der Wohnungseigentümer, zum Wirtschaftsberichte und zu Hausgeldschulden einzelner Wohnungseigentümer.

Erstellungsdatum und -person der Jahresabrechnung

Die Prüfer kontrollieren auch, wann und durch wen die Jahresabrechnung erstellt wurde. Dadurch werden die Verantwortlichkeiten klar definiert und die Einhaltung der Abrechnungsfristen überprüft.

Erforderliche Angaben

Die Jahresabrechnung muss bestimmte formale Angaben enthalten:

  • Ersteller: Person oder Organisation, die die Abrechnung erstellt hat

  • Datum der Erstellung: Angabe, wann die Abrechnung erstellt wurde

  • Abrechnungszeitraum: klar definierter Zeitraum, für den die Abrechnung erstellt wurde

  • Bezugsobjekt: deutliche Bezeichnung des Objekts, für das die Anrechnung erstellt wurde (zum Beispiel das gesamte Gebäude oder einzelne Einheiten)

Bei der WEG-Abrechnung können Muster hilfreich sein. Im Internet finden sich davon einige, die Sie jedoch vorab auf die formalen Angaben hin untersuchen sollten, um bei der formalen Prüfung der Jahresabrechnung auch wirklich korrekt und standardgemäß vorzugehen. Ein Immobilienmakler kann Sie bei Unsicherheiten beraten.

Sei es das gesamte Gebäude oder einzelne Einheiten – in der WEG-Abrechnung sollte das abzurechnende Objekt deutlich angegeben sein.

Hauptteile der WEG-Abrechnung

Die WEG-Abrechnung besteht aus zwei Hauptteilen, die die finanzielle Situation der Wohnungseigentümergemeinschaft während des Abrechnungszeitraums sorgfältig aufbereitet und umfassend darstellen: die Gesamtabrechnung sowie Einzelabrechnungen.

Gesamtabrechnung

Die Gesamtabrechnung ist der zentrale Teil der WEG-Abrechnung und soll leicht verständlich, übersichtlich und nachvollziehbar sein. Sie muss die Veränderungen und Entwicklungen des Gemeinschaftsvermögens und finanziellen Bewegungen innerhalb des Wirtschaftsjahres (Abrechnungszeitraumes) genau aufzuzeichnen. Dies erfolgt durch eine knappe Einnahmen- und Ausgabenrechnung, in der lediglich tatsächlich erfolgte Ausgaben und tatsächlich generierte Einnahmen dokumentiert werden. Dabei ist es unerheblich, ob die Ausgaben zu Recht erfolgt sind. Die Gesamtabrechnung sollte idealerweise die Kostenarten stark aufgliedern – das verschafft Klarheit über die finanzielle Aktivität der Gemeinschaft.

Einzelabrechnungen

Zweiter Hauptteil der WEG-Abrechnung sind die Einzelabrechnungen, die für jeden Wohnungseigentümer erstellt werden. Diesen Einzelabrechnungen ist zu entnehmen, ob eine Nachzahlung zu leisten ist oder ein Guthaben entstanden ist. Die WEG-Abrechnung wird durch einen Eigentümerwechsel nicht beeinflusst, da sie immer objekt- und nicht personenbezogen ist.

Bis wann muss die WEG-Abrechnung vorliegen?

Um als Verwalter einer WEG keine verspätete Abrechnung vorzulegen, muss die Jahresabrechnung im Rahmen des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) innerhalb einer bestimmten Frist nach Abschluss der Abrechnungsperiode erfolgen. Nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH) vom 5. Juli 2006 (Az. VIII ZR 220/05) beläuft sich diese Frist grundsätzlich auf maximal 6 Monaten nach Ablauf der Abrechnungsperiode, sofern in der Teilungserklärung oder im Verwaltervertrag nicht ausdrücklich eine andere Regelung vereinbart wurde. Allgemein wird ein Zeitraum von 3 bis maximal 6 Monaten nach Beginn des Folgejahres für die Vorlage der Jahresabrechnung als angemessen betrachtet.

WEG-Abrechnung: Fester Bestandteil der Finanzverwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft

Die WEG-Abrechnung bietet Ihnen Transparenz hinsichtlich der finanziellen Aktivitäten der Wohnungseigentümergemeinschaft und bildet die Grundlage für eine effektive Finanzverwaltung. Durch die ordnungsgemäße Handhabung der Abrechnung können Sie als Wohnungseigentümer oder Verwaltungsbeirat sicherstellen, dass die finanziellen Ressourcen der Gemeinschaft effektiv und im besten Interesse aller verwaltet werden.

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