Musterdokumente

Übergabeprotokoll

Ein Übergabeprotokoll hat vor allem den einen Zweck: In Zukunft für Klarheit zu sorgen. Bei Unklarheiten bezüglich des vermerkten Objektes, kann das Übergabeprotokoll zur Klärung herangezogen werden. Z. B. bei erneuter Übergabe des Objektes zum Ende eines Mietverhältnisses wird das Übergabeprotokoll wichtig.

Sie sollten deshalb darauf achten, dass:

  • Alle Angaben präzise und exakt sind.
  • Alle Möbel und sonstige Gegenstände, die nicht mit übergeben werden, zum Zeitpunkt der Übergabe nicht mehr in der Immobilie sind.
  • Alle Renovierungsarbeiten vor der Übergabe abgeschlossen sind.

Das Übergabeprotokoll sollte direkt zum Zeitpunkt der Übergabe angefertigt werden. Auch wenn eine der Parteien kein Interesse daran hat, sollten Sie eine Protokollierung vornehmen. Zusagen bezüglich noch ausstehender Reparaturen oder Renovierungen sollten schriftlich verfasst werden, damit eine Verbindlichkeit besteht. Ärger kann so einfacher vermieden werden.

Darauf sollten Sie die Immobilie prüfen:

  • Alle Mängel, wie Schimmel, nicht gestrichene Wände, zerkratzte Fußböden etc.
  • Zustände von Fenstern und Türen
  • Zählerstände von Strom, Gas, Wasser, Heizung
  • Art und Anzahl aller Schlüssel
  • Zustände von Sanitäranlagen
  • Funktionsfähigkeit aller Leitungen, Duschen, Wasserhähne, Spülungen, Heizungen, elektrischer Geräte, etc.

Ein detailliertes Beispiel eines Übergabeprotokolls können Sie sich jetzt kostenlos als PDF herunterladen.

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Freiwillige Mieterselbstauskunft

Bei einer Mieterselbstauskunft handelt es sich um eine Erklärung des Mietinteressenten gegenüber dem potentiellen Vermieter. Inhalt sind die privaten und wirtschaftlichen Verhältnisse des Mieters. Außerdem werden oft Informationen zur Anzahl der zukünftigen Bewohner abgefragt. Grundsätzlich darf die Mieterselbstauskunft Angaben zu Fragen enthalten, die im begründeten Interesse des zukünftigen Vermieters liegen.

Darf eine Mieterselbstauskunft verlangt werden?
Kein Mieter ist verpflichtet eine Mieterselbstauskunft abzugeben. Sie darf also von Wohnungseigentümern nicht verlangt werden. Auf der anderen Seite ist es Vermietern aber nicht verboten um eine Mieterselbstauskunft zu bitten und diese für die Entscheidung darüber, ob ein Mietverhältnis zustande kommt oder nicht, zu verwenden. Besonders in Gegenden mit einer hohen Wohnungsnachfrage ist es deshalb für Mieter häufig unerlässlich, eine freiwillige Mieterselbstauskunft abzugeben. Wenn sich herausstellt, dass Mieter falsche Angaben in ihrer Mieterselbstauskunft gemacht haben, kann das Mietverhältnis durch den Vermieter unter Umständen fristlos gekündigt werden.

Welche Themen dürfen in einer Mieterselbstauskunft abgefragt werden?
In einer Mieterselbstauskunft dürfen nur bestimmte Themen abgefragt werden. Welche das sind und welche nicht erlaubt sind, sehen Sie übersichtlich in einer Liste im Musterdokument. Einfach kostenlos als PDF herunterladen.

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Checkliste für Mieter: Betriebskostenabrechnung prüfen

In § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist festgehalten, was Betriebskosten sind. Diese werden definiert als Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum oder den „bestimmungsmäßigen Gebrauch“ des Gebäudes sowie der Nebengebäude, Anlagen und des Grundstücks laufend entstehen. Dabei handelt es sich also um wiederkehrende und regelmäßige Kosten.

Einmalig oder in nicht voraussehbaren zeitlichen Abständen entstehende Kosten (z. B. einmalige Sperrmüllabfuhr) fallen nicht unter den Begriff der Betriebskosten. Man unterscheidet zwischen sogenannten kalten und warmen Betriebskosten. Unter den kalten Betriebskosten versteht man alle Betriebskosten ohne die Kosten für Heizung und Warmwasserbereitung. Zählt man diese Kosten dazu, spricht man von dem warmen Betriebskosten.

Nach Aussage des Deutschen Mieterbundes ist jede zweite Betriebskostenabrechnung fehlerhaft. Nutzen Sie als Mieter daher unsere kostenlos downloadbare Checkliste und prüfen Sie damit Ihre Betriebskostenabrechnung.

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Für Vermieter: Muster zur Betriebskostenabrechnung

Bei der Erstellung einer Betriebskostenabrechnung gibt es einiges zu beachten. Dazu ein paar Stichpunkte:

  • Die Umlage der Betriebskosten muss vertraglich mit dem Mieter vereinbart werden. Dabei muss auch vereinbart werden, welche Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden.
  • Der Abrechnungszeitraum für eine Betriebskostenabrechnung beträgt immer 12 Monate
  • Die Betriebskostenabrechnung muss spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraumes beim Mieter eingereicht werden.
  • Mieter haben nicht das Recht auf Kopien der Rechnungsbelege, können aber Einsicht beim Vermieter fordern.
  • Heizkosten müssen per Gesetz nach Verbrauch abgerechnet werden, genauso wie Warmwasser, sofern es zentral erhitzt wird.

Was muss die Betriebskostenabrechnung enthalten?
Damit Ihr Anspruch auf Bezahlung der Nebenkosten durch den Mieter nicht verloren geht, muss die Betriebskostenabrechnung formal korrekt sein. Dabei ist insbesondere zu beachten, dass Sie die Verteilschlüssel erklären und richtig anwenden. Die Zusammenstellung der Gesamtkosten, sowie die Berechnung des Anteils des Mieters müssen enthalten und nachvollziehbar sein. Weiterhin müssen die Vorauszahlungen des Mieters abgezogen sein.

Weitere Informationen zu den Verteilschlüssel und ein Musterbeispiel finden Sie in der kostenlos downloadbaren PDF.

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Formular zur Wohnflächenberechnung

Laut der Verordnung zur Berechnung der Wohnfläche (WoFIV) wird nicht einfach die Grundfläche einer Immobilie als Wohnfläche eingetragen. Bestimmte Flächen werden als nicht, oder nur zum Teil bewohnbar eingestuft. So können gewisse Flächen nur zu 50 % oder 25 % in die Berechnung einfließen. Andere Flächen werden überhaupt nicht zur Wohnfläche gezählt. Informationen dazu können Sie aus der Tabelle im Dokument entnehmen.

Wie kann man beim Messen vorgehen?
Vorneweg: Es ist ratsam beim Messen akkurat zu sein, der Gesetzgeber lässt aber eine Toleranz von 10 % zu. Am besten messen Sie zunächst die Grundfläche der Teile der Immobilie aus, die zu 100 % zur Wohnfläche zählen. Danach addieren Sie anteilig die restlichen Flächen, die nur zu 50 % oder 25 % gewertet werden.

Ein Beispielformular zur Wohnflächenbrechnung können Sie sich jetzt kostenlos als PDF herunterladen.

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Antrag auf Erlass der Grundsteuer

Die Grundsteuer wird Vermietern erstattet, wenn sie erhebliche Einkommensausfälle verzeichnen mussten. Die Mietausfälle müssen bei mindestens 50 % der üblichen Mieteinnahmen liegen und dürfen nicht selbst verschuldet sein. Darüber hinaus wird verlangt, dass die Vermieter alles dafür getan haben, Einkommen durch die Immobilie zu erzielen.
Wenn Sie die Immobilie nicht vermieten konnten, sollten Sie also nachweisen können, dass Sie die Immobilie zur Vermietung angeboten haben. Wenn Ihre aktuellen Mieter keine Miete gezahlt haben, sollten Sie nachweisen können, dass Sie Maßnahmen dagegen ergriffen haben. Sie sollten keine Probleme bei der Erstattung der Grundsteuer bekommen, wenn die Immobilie auf Grund eines unvorhersehbaren Schadens nicht mehr vermietbar war. So ein Schaden kann z. B. durch einen Brand, Wasserschaden oder ein Unwetter verursacht worden sein.

Wie viel Grundsteuer kann erstattet werden?
Wenn die Mietausfälle mindestens 50 % der üblichen Mieteinnahmen betragen, können Ihnen 25 % der Grundsteuer erstattet werden. Betragen die Mietausfälle 100 %, bekommen Sie 50 % der Grundsteuer zurückerstattet.

Welche Fristen müssen beachtet werden?
Der Erlass der Grundsteuer wird jeweils nach Ablauf eines Kalenderjahres ausgesprochen. Anträge auf Erlass der Grundsteuer müssen bis zum 31. März des nachfolgenden Jahres bei der zuständigen Behörde eingegangen sein.

Wohin schicke ich den Antrag auf Erlass der Grundsteuer?
Der Antrag auf Erlass der Grundsteuer sollte in der Regel an die Gemeinde- bzw. Stadtverwaltung adressiert werden. In manchen Stadtstaaten sind auch die Finanzämter für die Bearbeitung Ihres Antrages verantwortlich.

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Antrag auf Erteilung eines Erbscheins (mit Testament)

Einen Erbschein benötigen Sie als Nachweis darüber, dass Sie tatsächlich Erbe des verstorbenen Erblassers sind und als Legitimation im Rechtsverkehr. Sollte Ihnen ein notariell beglaubigtes Testament oder ein Erbvertrag vorliegen, reicht das in der Regel den Banken und dem Grundbuchamt als Nachweis aus und Sie können auf den Erbschein verzichten.

Was muss im Antrag auf Erteilung eines Erbscheines enthalten sein?
Je nachdem, auf welcher Grundlage ein Erbe angetreten wird, muss der Antrag auf die Erteilung eines Erbscheins unterschiedliche Punkte enthalten. Ein Erbe kann aufgrund gesetzlicher Erbfolge oder aufgrund einer letztwilligen Verfügung angetreten werden. Wer aufgrund einer letztwilligen Verfügung, also zum Beispiel aufgrund eines Testamentes, die Erteilung eines Erbscheins beantragt, muss die folgenden Punkte angeben:

  • Zeitpunkt des Versterbens des Erblassers (mit Nachweis)
  • Staatsangehörigkeit und letzter gewöhnlicher Wohnsitz des Erblassers
  • Alle letztwilligen Verfügungen und Erbverträge
  • Ob es einen Rechtsstreit bezüglich des Erbrechts des Antragstellers gibt
  • Ob die Erbschaft angenommen wird
  • Auch die Kopie eines Ausweisdokumentes des Antragstellers ist beizulegen

Der Antragsteller muss an Eides Statt vor einem Richter oder Notar versichern, dass alle Angaben richtig sind und ihm nichts Gegenteiliges bekannt ist. Das Nachlassgericht kann dem Antragsteller dieser Versicherung allerdings auch erlassen. Genauso versichern muss der Antragsteller, dass ihm nichts über weitere letztwillige Verfügungen oder Erbverträge bekannt ist. Alle Testamente, auch Entwürfe oder ungültige Exemplare, sind dem Antrag anzuhängen.

Für die Ausstellung eines Erbscheins ist das jeweilige Nachlassgericht zuständig. Dieses ist Teil des für den Erblasser zuständigen Amtsgerichtes. Antragsteller können einen persönlichen Termin zur Beantragung eines Erbscheins vereinbaren, den Antrag per Post schicken oder einen Notar damit betrauen.

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Antrag auf Erteilung eines Erbscheins (gesetzliche Erbfolge)

Je nachdem, auf welcher Grundlage ein Erbe angetreten wird, muss der Antrag auf die Erteilung eines Erbscheins unterschiedliche Punkte enthalten. Ein Erbe kann aufgrund gesetzlicher Erbfolge oder aufgrund einer letztwilligen Verfügung angetreten werden. Wer als gesetzlicher Erbe die Erteilung eines Erbscheins beantragt, muss die folgenden Punkte angeben:

  • Zeitpunkt des Versterbens des Erblassers (mit Nachweis)
  • Staatsangehörigkeit und letzter gewöhnlicher Wohnsitz des Erblassers
  • Verhältnis, auf dem das Erbrecht beruht (mit Nachweis)
  • Gab oder gibt es Personen, aufgrund derer er von der Erbfolge ausgeschlossen oder sein Erbanteil gemindert würde, gegebenenfalls muss angeben werde, warum diese Personen dies nicht mehr tun
  • Ob und wenn ja, welche letztwilligen Verfügungen des Erblassers vorhanden sind
  • Ob es einen Rechtsstreit bezüglich des Erbrechts des Antragstellers gibt
  • Ob er die Erbschaft annimmt
  • Die Größe des Erbteiles

Personen, die das Erbe des Antragstellers beeinflussen, können zum Beispiel Erben einer anderen Ordnung sein, die in der gesetzlichen Erbfolge über dem Antragsteller stehen. Wenn diese aber nicht mehr leben oder das Erbe nicht antreten möchten und ausgeschlagen haben, müssen Sie diese trotzdem angeben, zusammen mit dem Grund, warum sie keinen Einfluss mehr auf Ihren Erbanteil haben. Gründe dafür, dass solche Personen den Erbanteil des Antragstellers nicht beeinflussen, sind zum Beispiel, dass sie ebenfalls verstorben sind oder dass sie das Erbe nicht antreten möchten und es deshalb ausgeschlagen haben.

Den Nachweis über das Versterben des Erblassers und das Todesdatum können Sie mit Hilfe einer Sterbeurkunde erbringen. Den Nachweis über das Verwandtschaftsverhältnis, können Sie auf verschieden Weise erbringen. Häufig reicht eine Geburtsurkunde oder ein beglaubigter Auszug aus dem Familienbuch, welches vom Standesamt geführt wird.

Der Antragsteller muss an Eides Statt vor einem Richter oder Notar versichern, dass alle Angaben richtig sind und ihm nichts Gegenteiliges bekannt ist. Das Nachlassgericht kann dem Antragsteller dieser Versicherung allerdings auch erlassen. Einen gemeinschaftlichen Erbschein beantragen Sie, wenn es außer Ihnen noch weitere Erben gibt. Gibt es keine weiteren Erben, können Sie die Liste der Miterben leer lassen. Genauso die Liste der Personen mit Einfluss auf den Anteil der Miterben, wenn diese nicht vorhanden sind. Für die Ausstellung eines Erbscheins ist das jeweilige Nachlassgericht zuständig. Dieses ist Teil des für den Erblasser zuständigen Amtsgerichtes.

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Antrag auf Grundbuchauszug

Ein Grundbuchauszug kann auf verschiedene Weise beantragt werden. Die klassische Methode ist, den Grundbuchauszug direkt beim Grundbuchamt zu beantragen. Das nachfolgende Muster kann Ihnen dabei behilflich sein. Für das Führen der Grundbücher sind die Amtsgerichte verantwortlich. Nur Baden-Württemberg bildet eine Ausnahme. Hier werden die Grundbücher auf der Gemeindeebene geführt. Außerdem gibt es die Möglichkeit einen Grundbuchauszug online über nicht behördliche Dienstleister zu beantragen. Die Kosten dafür sind aber höher und der Aufwand nicht viel geringer.

Wo reiche ich den Antrag ein?
Welches das für Sie zuständige Amtsgericht ist, können Sie relativ einfach über das Internet (z. B. gerichtsverzeichnis.de) herausfinden.

Wer darf einen Grundbucheintrag beim Grundbuchamt einsehen?
Grundbücher sind vertrauliche Dokumente, aufgrund der enthaltenen Informationen über z. B. Schuld- und Vermögensverhältnisse. Einsicht in Grundbuchauszüge und das Recht diese zu beantragen, haben alle Personen mit einem berechtigten Interesse oder einer Vollmacht. Dazu gehören Eigentümer, Miteigentümer, Gläubiger oder Inhaber von Nießbrauchrechten, wie z. B. einem Wegerecht.
Notare, Gerichte, Behörden und Vermessungsingenieure haben ein dauerhaftes Recht auf Einsicht in die Grundbücher.

Brauche ich einen beglaubigten Grundbuchauszug?
Ob der Grundbuchauszug beglaubigt sein muss, entscheidet derjenige, der den Auszug von Ihnen haben möchte. Für Ihr eigenes Interesse reicht in der Regel ein nicht beglaubigter Grundbuchauszug, Banken wollen so gut wie immer eine beglaubigte Version.

Kosten für einen Grundbuchauszug
Einen Grundbuchauszug erhalten Sie leider nicht kostenlos. Die Kosten dafür sind im Gerichts- und Notarkostengesetz festgelegt. Sie betragen zwischen 10 Euro für einen nicht beglaubigten und 20 Euro für einen beglaubigten Grundbuchauszug. Die Kosten können je nach Bundesamt variieren.

In unserem kostenlos downloadbaren Musterbeispiel sehen Sie, wie die Beantragung formal aussehen sollte.

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